(1)探索專業人士的經驗。
對於組織過多次學術會議的人來說，他們會在大量實踐後產生自己的方法論。所以新人學會向前輩請教是很重要的。通過咨詢，我們可以從他們主持會議的方法中獲得更有效、更及時的幫助。他們的解決方案可以為妳節省大量的時間和精力，少走很多彎路。
但是，對於新人來說，不能只做壹個“接盤俠”。面對簡單的問題，要自己解決。當問題無法解決，不得不求助時，要學會“提問”。
比如遇到難題，首先要深入思考，寫出初步的解決方案，然後再尋求專業人士的建議。對比自己的解決方案，妳需要總結分析自己的解決方案哪些部分是錯的。沒有獨自思考，單純的解決問題不會給妳帶來成長。
②參考可操作的模板和案例。
尋找其他學術會議的案例和模板，因為這些模板和案例都是通過長期的實踐獲得的，都是前人通過失敗和失敗學到的。使用這些模板，妳可以更快地掌握這些經驗和技能，而不必從頭再來摸索。學會借鑒案例，使用模板，是標準化、規範化的體現。
③利用工具提高工作效率。
利用信息系統提升工人，團隊績效會事半功倍；用團隊學習來彌補系統工具的不足是不可行的。——錢學森的系統工程理論
合適的工具不僅可以提高工作效率，還可以提高時間的利用率。通過使用這些工具，我們可以同時進行多個階段的學術會議。
通過對以上會議流程的梳理，我們可以將學術會議的準備分為以下兩個部分:①學術部②會議部分。
通過采訪很多高校的會議管理者和會議組織者，我們發現，學術會議籌備的更大困難在於學術工作。學術部分是學術會議的關鍵，直接決定了會議的學術水平和會議能否按照日程順利進行，而會議部分的壹切工作都是圍繞學術部分展開的。
(大型國際會議組織管理體系)
針對上圖，不難發現會議網站承載了學術會議籌備的核心流程。同時，也正是在會議網站的作用下，學術會議最復雜的論文寫作過程變得簡單起來。
對於會議組織者來說，報名網站的建設是壹個系統工程，不僅需要對整個流程進行梳理，還需要盡可能考慮整個學術會議系統中的所有細節。
成功的網站建設可以為會議工作節省大量的人力和時間成本。但是，開發網站需要很長時間。會議註冊系統開發完成後，需要進行大量的測試工作，包括系統開發是否滿足所有要求，測試各種臨界條件等。，通過不斷的更新、叠代、測試，最終可以投入使用。
所以大部分主辦方壹般會使用第三方活動會議管理工具，比如白鴿活動的活動平臺，快速搭建壹個沒有技術人員的報名網站~