壹、備案時間:
1)實行定期備案。定期歸檔是指將完成的文件材料由文書部門或業務部門整理歸檔，然後定期移交檔案室。
2)移交時間壹般在第二年上半年，部分專業文件或地點分散的個別業務單位文件可延期至第二年下半年。
2.歸檔範圍:凡反映本機關工作活動並具有查找和利用價值的文件材料，均屬於歸檔範圍。
三、歸檔文件的質量要求:
1)原備案；
2)擬歸檔的文件材料齊全完整；
3)文件、電報按內容合並、整理、歸檔；
4)對於歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，並整理歸檔。文件的標題應簡明準確，便於保存和利用。
擴展數據
據不完全統計，國內外對檔案的定義有上百種。根據定義的出發點和角度，可以分為法規、詞典、教材、專著和論文五種類型。
原因大概是:
第壹，不同國家的政治文化觀念不同，對檔案的理解也不同。例如，法語國家認為，文件(document，下同)壹旦形成，就稱為檔案，包括文件的現期作用、半現期作用和非現期作用三個階段。
在我國，文件在檔案部門備案後才稱為檔案，包括半主動和不主動兩個階段。英語國家認為壹份文件只有進入檔案館後才稱之為檔案，僅指文件的非活動階段。
第二，同壹個國家不同時期的人對檔案的理解會有所不同。比如我們國家有人認為只有經過專門整理鑒定的歸檔文件才能稱為檔案，有人認為只有沒有現行效力的文件才能稱為檔案，等等。
第三，同壹國家同壹時間的人，因為需求不同，對檔案的理解也不同。我國檔案法中所說的檔案，是指壹切具有保存價值的歷史記錄，而很多檔案工作者認為，檔案是檔案機構保存的歷史記錄，以備將來查閱。
第四，因為檔案學作為壹門新興學科，還處於不成熟的階段。五、隨著社會的進步和科技的發展，檔案和檔案工作也在不斷發展，檔案學的理論也總是在建構之中，所以對檔案的認識也會有壹個不斷豐富和完善的發展過程。
百度百科-檔案
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