檔案管理方式，即怎樣管理您的日常檔案，管理妳的日常檔案的方法。檔案管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的檔案將通過資料夾分類被很好地組織起來，放在妳最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理。
基本介紹 中文名 ：檔案管理方式 概念 ：管理妳的日常檔案的方法 目的 ：方便保存和迅速提取 方法 ：分類管理 特點 ：科學化、規範化 相關系統 ：檔案管理系統 管理原因,管理方法,第壹招,第二招,第三招,第四招,第五招,第六招,第七招,第八招,日常管理,跟蹤管理,定位管理,卡片管理,制度管理, 管理原因 成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的壹般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換壹臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裏的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。 檔案管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的檔案將通 過資料夾分類被很好地組織起來，放在妳最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每壹個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案保存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什麽檔案時，就知道到哪裏去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是壹件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查找檔案。下面，我們將幫妳制訂壹套分類管理的原則，並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的壹些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合妳，但無論如何妳必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。 管理方法 第壹招 有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、保存/打開視窗中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存檔案。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的檔案存儲在這裏。至於“我的文檔”存儲在C糟，在重灌系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立壹個目錄，然後右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”視窗中，單擊目標資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛創建的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。 小提示 如果妳使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果妳使用Windows 9x，則需要手工將C:\My Documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失數據。 第二招 資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。 同類的檔案名稱字可用相同字母前綴的檔案來命名，同類的檔案最好存儲在同壹目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，壹目了然，而且方便用壹個軟體打開。這樣，當我們想要找到壹個檔案時，能立刻想到它可能保存的地方。 第三招 資料夾裏的數目不應當過多，壹個資料夾裏面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除壹些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立壹些子資料夾。另壹方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合並到其他資料夾中。 第四招 分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是壹級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是壹級資料夾。資料夾的數目，資料夾裏檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找壹個最佳的結合點。 第五招 為檔案和資料夾取壹個好名字至關重要，但什麽是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓妳自己不需要打開就能記起檔案的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統壹的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常壹樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但壹旦妳體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信妳會堅持不懈地執行下去。 另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或檔案在起名時，可以加壹些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某壹個資料夾或檔案相比於同壹級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上壹個“1”或“”，這可以使這些檔案和資料夾排列在同目錄下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上“2”或“”，以此類推。 此外，檔案名稱要力求簡短，雖然Windows已經支持長檔案名稱了，但長檔案名稱也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。 第六招 如果壹年前的檔案還和妳現在正要處理的檔案擺在壹起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在壹塊，那妳將會很難壹眼找到妳想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，刪除不需要的，是壹個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另壹個級別較低的資料夾中，甚至於刻錄到光碟中。而並本學期的壹些文檔，因為要經常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對於老師來說，壹個學期就是壹個周期，過壹個周期，就相應地處理本周期的資料夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。 小提示 為了數據安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》，及時備份檔案並刪除不需要再使用的檔案。 第七招 如果我們經常要快速訪問檔案或資料夾，那可以右擊選擇“創建捷徑”，再將生成的捷徑放置到妳經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常訪問時，妳需要及時將捷徑刪除，以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了妳的註意力。 第八招 建立完善的結構、規範化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。 如果妳現在就開始，那請首先拿出壹張紙，明了妳的信息類別，明確準備創建的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。 也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，妳就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。 日常管理 為了便於使用檔案，能隨時查取，檔案的日常管理要盡量做到科學化、規範化。 跟蹤管理 公文在運轉使用中，為利於查找和保密，要準確掌握其流向。主要措施就是搞好登記，登記可設專簿或采取勤記勤銷的“日記實”辦法。 “日記實”，是對辦公室檔案在傳閱、承辦過程中每個落腳點的當天記錄。它是文書處理人員在查找、調閱檔案時的得力工具。壹般用檔案跟蹤單記錄。 檔案跟蹤單呈卡片形式，每壹類型的檔案跟蹤單放在壹起。以縣委辦公室為例，中央檔案、內刊，省委檔案、內刊，省 *** 檔案、內刊，市委檔案、內刊，市 *** 檔案、內刊分別放在各自的盒子裏。檔案收回後，跟蹤單自行作廢。 定位管理 把送閱、送辦的檔案取回後按照預先給它們規定好的位置存放起來，即所謂定位管理。具體辦法是： 按檔案長、寬制作適當厚度的檔案盒(塑膠盒或自制的夾板紙盒均可)，並將本機關所有檔案名稱稱按壹定的規律(參考收文登記簿類目)分別標註在盒上，把檔案櫥分上半年與下半年兩個或幾個使用期，櫥內再用橫檔板分出層次(中央級、省級、市級等)。然後依檔案盒標清的名稱，本著由上到下的等級次序，將盒放在櫥內相應的層次．運轉回來的檔案，分層次按序人位。 卡片管理 在檔案管理工作中，為了便於查找，檔案可采取編制“檔案卡片”形式管理。“檔案卡片”是以卡片形式揭示本單位檔案內容和成分的壹種檢索工具。把浩瀚的檔案信息貯存起來，加以科學的分類，使同壹問題和專題性的內容信息匯集在壹起，排列在壹起，組成壹個有機的整體，便於主動為領導提供和利用信息。“檔案卡片”是當前手工檢索工具中較為廣泛運用的壹種。 編制檔案卡片應註意以下幾種情況： 1．凡遇到按檔案標題填寫不合邏輯時，要按照實際情況更改標題。例如有些統計表，往往是上級組織直接統壹印發的，標題往往用“全國×××統計表”，這類表格如果用在縣級單位時，其標題就應改寫成××縣×××統計表。” 2．遇到無標題或檔案名稱稱作標題的檔案，則要根據檔案的內容擬制壹個簡明確切的標題。 3．有的檔案雖有標題，但要加上壹個副標題才比較確切，使人壹目了然。 4．對文字太長的標題，在不影響檔案願意的情況下，可以適當簡略，使人壹看就懂。 卡片分類後，要根據壹定的方法固定類內每張卡片的前後次序和排列的位置，保持檔案之間的歷史關系，使之有目可查。每個單位每年所編制的卡片格式標準要壹致，這樣才不會失散，同時又便於查找利用。檔案卡片的排列主要是指屬類與小類內檔案卡片的排列，可按類——屬類——小類(問題)——年度——作者——時間的順序排列。這樣排列，同壹性質的檔案集中在壹起，便於迅速、準確地查找。在同壹年度裏，卡片排列的次序習慣是：先上級後平級再下級；先黨委後行政；先領導機關後業務部門。卡片經過排列，位置固定後放進卡片櫃，並設屬類、小類、問題或年度、作者等的索引卡，最後擬寫壹個“查閱需知”。這樣，既能克服檔案保管、利用的混亂現象，又保證了檔案卡片的編制質量。 制度管理 要建立檔案借閱、傳遞、歸檔制度，以便發現丟失、損壞等問題時，進行核對和查找。 建立檔案借閱、傳遞、歸檔制度壹般包括下列內容： 1．建立檔案借閱簿。即把各種檔案分門別類、有科有目地編排成簿，以便於閱覽時查找。 2．借閱檔案要註意以下幾點： (1)認真。無論何人、何故、何時借檔案或資料，不管再急、再忙，都要在“借閱簿”上壹絲不茍地履行登記、簽字手續。 (2)嚴密。規定借閱時間，控制“密級”檔案閱知範圍。特別對標有“密級”檔案的外借，應隨時請示領導，借出前要當面交待註意事項。 (3)勤查。對所管理的檔案壹周壹小清、壹月壹大清、壹季壹核對、半年壹整理，壹有問題就主動、及時上報，求得迅即解決。 3．列明本簿所屬檔案僅供何人何時查閱。