第壹、主編統稿，從頭到尾總纂全書。壹部誌稿，從收集資料、篇目擬定，到形成初稿，是多人***同完成的。由於每個人的閱歷、知識面、文字水平不同，誌稿容易產生取材標準不壹、體裁運用不壹、語言風格不壹等問題。為此，搞好誌書總纂，是提高誌書質量的關鍵環節。那麽，由誰來總纂是值得研究的。壹般來說總纂者應是誌書的主編。主編負有“千錘打鑼，壹錘定音”的作用。主編不能當掛名主編，主編應具備較強的責任心，業務上懂行，有較高的理論水平，廣博的知識面、紮實的文字基本功和總攬全局的能力。並具有埋頭修誌、耐得住寂寞、傾心於修誌的老黃牛精神。從保證誌書的質量出發，總纂時做到“總裁專主，筆削文辭” 從頭到尾總纂全書。
第二、通審全誌，嚴格把好政治關。誌稿是否做到了以鄧小平理論、三個代表、科學發展觀為指導，是否做到了以黨的十壹屆三中全會以來黨的方針、路線、政策為把握觀點的依據，以此記述改革開放20年來各行各業取得的成績與不足，這是總纂時應嚴格把握的。在把握這壹要求的同時，還應註意誌稿中記述的事物，是否做到以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導，做到了實事求是，秉筆直書。此外還要審查誌稿記述中是否有違反黨和國家保密條例的問題。把握好上述要求，才能使編纂出的誌書適應當代形勢需要，使其在政治上與黨中央保持壹致，較為客觀、公正、科學地反映壹地壹行業的歷史與現狀。更能發揮其存史、資治、教育作用。
第三、通覽全誌，反復斟酌，調整篇目。篇目是誌書的框架結構，是誌書編寫的綱和成書後的閱讀指南。由於總纂前的篇目，只能作為編寫人員搜集資料的依據和提煉歸納資料的綱領，肯定是不完善的。總纂時，隨著新資料的發現和對事物不斷深化理解及內容的擴充，這時經過對全誌的通覽，對不合理的篇章進行修改和調整是非常必要的。那麽如何下手呢？筆者認為：壹是處理好全局與局部的關系，站在全局的高度來謀篇立目，而不能從部門和局部出發，要在不影響全局的前提下，適當照顧局部的整體性、科學性，切忌弄成部門誌的篇目。二是審查篇目設計是否反映了該地該行業的全貌，並做到以事橫分，橫不缺項（大項）。三是篇目的歸屬是否合理，做到橫為並列關系，縱為領屬關系，劃分門類的標準是同壹的。四是篇目的排列順序是否合乎邏輯，以先自然，後社會；先早後晚；先農業後工業；先經濟基礎，後上層建築；先主後次的順序排列。五是篇目的標題是否準確、簡短、樸實、醒目。
第四、核查資料，防止各種“硬傷”。資料是編纂誌書的基礎，資料是否全面、系統、真實、準確、典型，是保證誌書質量的關鍵。總纂時，執筆者，必須充分認識資料工作在誌書編纂中的重要性，集中精力，認真審查入誌資料。壹查資料的全面性。從壹部誌書來看，從自然到社會的各個門類的資料，必須完備，不能有缺門；從壹部專業誌來看，構成該項專業的主要要素的資料，必須齊全，不能缺項；從壹項事業來看，既要反映成績、也要記載失誤，既要反映經驗、也要記載教訓，既要反映優勢、又要記載劣勢，以防止片面性。二查資料的系統性。為了反映各項事物發生、發展和變化的全過程，揭示事物的發展規律，資料必須具有系統性。這就是“縱不斷線”。三查資料的真實性。誌屬信使，它的科學性是建立在資料真實性基礎之上的，離開了真實性，也無科學性可言。因此，對有錯誤、有疑點，或有爭議拿不準的資料，壹定要查證和核實，以保證資料的真實性。四查資料的準確性。入誌資料是否恰如其分地反映客觀規律的本來面貌，做到不渲染，不誇大。這就要求記述中對每壹事件發生的時間、地點、人物、經過和結果，都能記得壹清二楚，毫不含糊。不能用大概、估計、大部分、小部分等模糊語言。五查資料的典型性。搜集到的資料浩如煙海，寫入誌稿中應是具有典型性和代表性的，對那些缺乏典型意義，不足以反映經驗和規律的資料，要刪減和調換，在資料的深度上狠下功夫。六要核準和統壹統計數字。壹部誌書尤其是經濟部類誌書，由大量統計數字和統計圖表來說話，這是重要的資料。對於這些統計數字和統計圖表中的數據，我們要註意兩個問題：壹是入誌的數字要準確。從各種渠道來的統計數字，不壹定都準確。由於抄寫、計算的錯誤，造成不真實。如果把那些不真實的數據寫入誌書，就會削弱誌書的權威性。因此，在總纂時必須反復審核，這是壹項細致而復雜的工作。我們在處理統計數字時要做到，對壹些浮誇不實的數字要糾正，對壹些不準確的數字要核對，決不能把不準確的數字寫入誌書中。二是入誌的數字要壹致。壹部誌書由各系統各部門參加編寫，數字來自各方，是用不同方法計算出來的。如果關於同壹問題的統計數字各部誌書的記載不壹致，分不清那個正確，勢必影響誌書的科學性、資料性和真實性。為避免出現差錯，總纂時壹定要對所有統計數字進行核對，發現矛盾要認真找出原因，進行糾正。各部門與統計局數字不壹樣時，要以統計局的數字為準。同壹概念要求的數字要壹致，不同概念要求的數字要精確，不能自相矛盾。
第五、閱改全誌，優化記述質量。篇目是誌書的結構形式，而內容則是誌書真正使用價值所在。壹部好的誌稿應為觀點正確、資料翔實、特點鮮明、詳略得當、無交叉重復，全面地反映該地該行業的興衰起伏及發展變化。並且在具體記述上精美完善。總纂前，誌稿有了良好的記述基礎，還需要通過統稿，進壹步優化質量。總纂者應從以下幾個方面進行把握。
(1)是否作到以時為序記述事物，並做到縱不斷線，寫好三點（即起點、轉折點、終點），按著事物的主要發展階段，篩選出有代表性的，能夠反映事物本質的史料去記述其興衰起伏的主要過程，反映了事物發展的客觀規律。那些缺乏對過細資料的綜合提煉，不能把握事物的主線，不善於用歷史的眼光取舍資料，在記述方法上表現為流水賬、資料堆砌式的記述；或者硬性歸納出幾條經驗、體會，形成總結報告式的記述；或者是不去分析此事物在此地的特點（個性），盲目地加以解釋，形成說明文式、教科書的記述等寫法，是反映不了事物發展客觀規律的。解決的辦法:壹是抓住主線和主要發展階段記述事物。二是堅持以時為序記述事物。三是記述時還要體現典型事件和典型人物。
（2）改革開放的成果記述得是否充分。第二輪誌書記述的正是改革開放的重要階段，在這20年間，全省各行各業都有了非常大的發展變化，而這些發展變化，都與改革開放密切相關。脫離了改革，本輪誌書記述的事物就缺乏鮮活的內容，缺乏內在的動因，就成了無源之水，無本之木。第二輪省誌各分誌的篇目設計上雖然沒有集中反映改革開放，但我們的主導思想是采用大集中，小分散的方法去記述。大集中即反映在概述裏，小分散則反映在各篇之中。黑龍江省這壹時期的特點是：推行農村家庭聯產承包責任制，對中小企業實行租賃、承包，對國有企業實行股份制改造、政府精簡機構、政府職能向服務型轉變，對外發展橫向聯合，搞活對俄羅斯的邊境貿易，以及教育、科研方面的深刻變革等等。這些都是不斷推進、紮實深入、豐富多彩、生動鮮活的。可以說，改革是黑龍江省這20年的主旋律，是重頭戲，是大文章，體現了全省政治、經濟、社會、文化生活的歷史進程和真實寫照。改革給各個領域、各行各業都帶來了巨大影響，產生了許多的新的變革中的事物。這些直接改革或者涉及改革的內容，在誌書的各個篇章中都應充分記述，才能真正反映黑龍江省這20年改革開放所帶來的歷史巨變。
（3）記述是否站在全省、全行業的高度。“省誌者，壹省範圍之方誌也”。此話非常準確地說明了省誌的編纂內涵。毋容置疑，省誌必須記述省情。作為省誌中的每壹部分，都要集中反映本省每壹行業的整體面貌及其在本省歷史發展中的地位和作用。因此，各分誌編纂的著眼點必須高屋建瓴，從上到下記述全省本行業內容完整的條條，而不僅僅是局限於上面或下面的某壹塊，絕不是本部門、本單位內部的那壹點事情。有的誌稿所記內容不能立足全省，寫出本行業、本領域、本專業的全貌。這樣的誌書不是省誌分誌，而是部門誌。如某部試寫稿，在記述1998年抗洪救災時，只記省裏某機關是如何做的，出了多少人，捐了多少錢，捐了多少禦寒衣服等等。至於全省本系統在抗洪救災中是怎麽樣做的沒有記述，反映不了全省在這壹系統在抗洪救災中所做貢獻的全貌。再比如，有的經濟類誌稿，只註重國營企業、集體經濟的記述，而市場經濟下的其他經濟體制和狀況，如個體經濟、股份制、三資、外資等沒有反映，涵蓋不了本行業的全貌。如果在記述中不註重新時期市場經濟下的多元經濟，怎麽能充分反映新時期20年來本行業的發展變化和規律？肯定是不能充分反映的。記述的立足點是低的。那麽，怎樣立足全省、全行業的高度去記述？筆者認為應該把握以下幾個方面：壹是篇目設計時要高屋建瓴，立足全省、全行業。二是搜集資料時要廣泛，立足全省、全行業。三是記述中不能只寫省機關或直接管理的部分內容，應涵蓋本行業全省的內容。記述內容既要有領導機關，更要註意全省、全行業。只有這樣，才能體現出省情省貌，是全省某行業完整的內容，而不是本部門、本行業的壹小塊。
（4）記述中是否做到詳略得當。誌貴詳備，但也並非不分輕重、主次，壹律從詳。而應該斟酌情況，該詳則詳，該略則略，做到詳略得當。誌書是資料性著述，內容豐富、涵量大。記述中要在有限的篇幅裏，既要反映全貌，又要突出重點，使其容納更多更有價值的資料。因此，在記述中要做到詳略得當是至關重要的。有的誌稿詳略不當的問題比較嚴重。究其原因，主要表現在資料的占有和記述方法的掌握兩個方面。如某部試寫稿，第壹章***設6章，寫出177頁，由於第壹章占有資料多，寫出101頁，占整篇比重的57%以上，而其它5章的內容僅占43%。顯得畸輕畸重。以上是從文字量上分析。再從內容上看，第壹章由於資料的占有多，沒有下功夫精選，記述內容過詳過細，顯得冗長繁瑣。相反，另外幾章因為搜集的資料太少，只能粗線條地勾勒幾筆。很難進入具體記述，往往是前面有壹段小序，下面記述時圖片加說明，形成圖片加說明的註解式寫法。內容極其單薄，顯得無足輕重。這種詳略不當的狀況都需要引起註意。解決的辦法：壹是下大力氣搜集資料，使相關薄弱章、節內容更充實，更豐富，充分體現誌書存史、資治的價值。二是在記述中，執筆者加強在記述方法的掌握和對入誌資料的篩選取舍上下功夫。不能因資料多，而不分主次輕重壹律從詳；也不能因缺乏資料而從略，寫成圖片加說明。而應斟酌情況，做到詳主略次，詳個性略***性，該詳則詳，該略則略，做到詳略得當。
（5）記述中是否做到通俗化。有些誌稿由於涉及到壹些技術性較強的內容，在記述上表達得不夠通俗，專業術語過多，記述問題寫的太深，不夠深入淺出。除了學者、專家和行內人員外，壹般讀者壹點也看不明白。專業誌要體現專業的特點，要寫出專業獨特之處和主要方面、主要發展變化，以區別其它事物、其他專業。專主要在內容上，而不是專在文字上。當然寫專業誌要涉及許多專業術語、技術問題，有些甚至不好理解的技術問題，在記述時不可避免，但是壹定要切記，專業誌不是專業論文和專業教材書，而是面向廣大讀者的壹部記述專業發展的誌書。因此，既要寫得符合專業，符合科學又要通俗易懂，既要讓內行人讀後受益，讓外行人也能大致看明白。如果把專業誌寫成專業的科學著作，除了科學家、學者之外壹般人壹點也看不懂，就失去了誌書的社會性。因此，在記述時要時時刻刻考慮到廣大讀者，在記述方法上更要講究壹些，將深奧的內容寫的深入淺出壹些，對有些難懂的技術問題、專業名詞、術語可以在適當地方通俗化地說明和闡述壹下，但闡述時不能形成名詞解釋或教科書式的寫法。在文字上盡量避免大段枯燥乏味的專業術語堆砌。在實際內容上專業性要強化，在記述方法上專業性要淡化。這應該是壹條總的要求。
（6）處理好交叉重復。客觀世界是相互關聯的有機整體，作為記載客觀世界歷史和現狀資料的誌書，其內部各門類之間都不是孤立的，而是互相影響、互相制約、互相關聯的，在有些內容上不可避免地發生壹些交叉，對於這些交叉，我們不但不應回避，相反卻應重視寫好，以體現誌書各方面的聯系性。這裏強調壹下交叉與重復的區別，我們所說的交叉，不同於重復。交叉是浸透。回避交叉就會造成疏漏，記述事物不全面。重復則是相同的事物，簡單地再出現。重復就是雷同，應是竭力避免的。那麽如何處理好交叉這壹問題呢？壹是在制定篇目時，壹定要統籌全局合理劃定事物屬性規定，記述範圍避免外延過界。嚴格堅持按事業性質立誌的原則，即把性質相同的事物，歸並到壹個門類，立為壹誌，做到“事以類從，類為壹誌”。如駕駛員培訓的內容，某部誌稿篇目設計時，在第二篇道路運輸及第三篇道路管理等篇中都有，這顯然出現了交叉重復。經過研究探討，將此內容放入第三篇道路管理中，避免了交叉。二是各分誌應突出本專業特點，不做全方位記述，做到此詳彼略，詳略得當，事事互見，文無重出。如黑龍江水系的內容應在《地理誌》、《水利誌》中詳細記述，在《航務誌》中略記。特別是江河湖泊的演變，在《航務誌》中沒有必要介紹的那麽詳細，應記述與航運業有關的內容，無關的舍去不記或略記。
（7）掌握好記述基本要領。誌書記述中基本要領的掌握很重要，在接觸到的誌稿中要領掌握不好的現象表現在以下幾個方面：壹是文不扣題。寫任何文章都應內容緊扣題目，標題揭示內容。二者關系不能松散，而應對號入座。編寫誌書也是如此。在所接觸到的誌稿中，文不對題、文不扣題的現象還存在。有些誌稿中，標題是壹回事，但內容寫偏了，寫擰了。或者標題不具體，內容很雜亂，或者壹個標題下寫兩個以上的事物，相互混淆、幹擾、爭嘴。如某部誌稿，節的標題為隊伍人員，但裏面混進壹些機構的內容，隊伍和機構混著寫，隊伍人員反而看不清楚了。隊伍到底是什麽樣，怎麽發展變化的看不出來。解決的辦法：壹是執筆者要以認真負責的態度去研究透資料，在占有資料的基礎上擬定好篇目的標題，然後再“對癥下藥”地往裏面裝內容。二是文表不符。表隨文走，文說明表，這是誌書記述的基本要求。在接觸到的誌稿中文表不符的現象時有發生。有的誌稿中表不隨文走，有的集中在章下序中，有的集中在節後。解決的辦法，認真梳理好表應說明那方面內容，如果是說明總的情況則可放在章下序或者節下序中，或者章節之後，其余的表說明誰的內容就隨誰走。文字與表格應起到相互說明，相互補充，相得益彰的目的三是記述要素不全。記述事物發展情況的基本要素是時間、地點、人物、情況、起因、變化、結果等等。四是記述時存在插敘、倒敘現象。誌書的記述方法通常叫做豎寫。豎寫的概念是豎寫單元確定後，以時間早晚的順序記述某事物（某行業）的發展變化。與寫小說、劇本、報告文學、通訊報道等最明顯的區別就是不能插敘、倒敘。
（8）做好“以事系人”。人是各項事業發展的重要具有決定性的因素。在記事的時候，凡對事業發展起到重要作用的人物，包括領導人、管理工作者、科技人員、勞動模範等等，應通過以事系人的方式記述出來。有的誌稿人物記的少，甚至通篇都看不到壹個人。使誌書缺少活力，降低了可讀性。總纂時可以加強以事系人的記述，在記述事業發展時，自然地把人與事業發展密切相關的典型人物、典型事跡記述出來。與事業無關的不記，不必介紹人物生平和壹生的活動。
第六 、統壹文風 統壹行文規範
（1）統壹文風。每部誌稿都是多名編寫人員***同完成的，即“眾手成誌”。由於每個人的語言風格不同，誌稿難免存在文風不統壹的現象。這就要求總纂人員按照誌書體例“簡潔、樸實、流暢”的要求，在統壹文風方面把關，對語言文字進行推敲。做到：壹是力求準確嚴密，實事求是。誇張的、比喻的、含糊不清的程度副詞等詞匯盡量不用。二是力求文約事豐，簡明扼要。三是力求直書其事，述而不論，寓觀點於記述之中。四是記述的筆法、方式、敘事習慣、語言文字等要力求統壹，盡量消滅“眾手成誌”而產生的“七嘴八舌”的形式痕跡。