公司任何人查閱會計檔案都必須得到總經理的批準。外來人員需持介紹信閱讀或復印文件，並經總經理批準。
檔案的銷毀由上級主管部門和有關檔案部門鑒定，總經理批準，主管會計和財務經理監督。銷毀的檔案應填寫“會計檔案銷毀清冊”。“會計檔案銷毀清冊”應長期保存。
壹、會計人員變動時，必須辦理會計檔案移交手續。財務經理或主管會計應監督交接，填寫交接清單，交接雙方和主管人員應在交接清單上簽字或蓋章。
主管會計人員應當建立會計檔案管理記錄簿，及時登記收、發、閱檔案等事項。出納不能負責會計檔案管理。
會計憑證是記錄經濟業務發生、明確經濟責任的書面憑證，是會計核算的依據。會計賬簿是記錄經濟業務發生的賬簿，是編制會計報表的基礎。取得或填制會計憑證和登記會計賬簿是會計方法中不可缺少的兩項內容。
會計憑證分為原始憑證和記帳憑證。相關會計人員必須根據憑證的具體業務內容、數量和金額，對公司的各項經濟業務逐壹編制會計憑證。各種原始憑證必須有:憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。
會計憑證應妥善保管，會計人員應根據審核無誤的原始憑證填制會計憑證。要遵循借貸記賬的原則，做到登記賬簿。
會計憑證可以按每張憑證分別填制，也可以按原始憑證匯總表填制。每月終了，已登記賬簿的原始憑證和會計憑證應分類裝訂成冊。
2.財務部設置總賬、現金和銀行存款兩種日記賬，以及符合公司業務需要的各種明細賬和明細賬賬簿。登記賬簿要做到數字準確，匯總清晰，及時有據，能反映各種資金的占用情況和資金的來龍去脈，便於分析和核對賬簿。
各種賬冊的記錄必須每月核對壹次，做到賬證相符、賬實相符、賬賬相符、賬表相符。本月發生的所有經濟業務都必須在每月結算前記入賬簿。各種會計憑證和會計賬簿的具體格式，必須按上級要求辦理。
凡需復印的會計檔案、賬簿、憑證等會計資料，必須經財務經理書面同意，否則機房不予受理。