(河南南陽河南石油勘探局檔案館473132)
本文分析了電子文件的特點，論述了電子文件的必要性、存在的問題以及與傳統紙質文件的區別，提出了電子文件的歸檔管理模式。
關鍵詞電子文檔；存檔；經營
壹.前言
近年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化和網絡化日趨完善。很多日常工作可以直接在電腦和網絡上完成，大量的電子文檔從生成到完成幾乎可以完全脫離紙和筆。主要包括電子文件、電子信函、電子報表、電子圖紙等。具有憑證、依據、參考作用的電子文件需要保存備查，必須按照相關規定和規範進行歸檔。
面對全新的電子文件管理形式，傳統的文件管理方式和方法已經無法適應。因此，加強電子文件歸檔工作，實施電子文件歸檔管理，是適應現代管理制度和信息社會發展的必由之路。
二、電子文件的特點
電子文件包括形成階段、管理階段和處置階段。與紙質文件相比，它主要有以下特點:
1)電子文件不再是直觀的紙質文件，只能通過復雜的編解碼過程才能使用。它們與載體沒有必然的聯系，它們可以被復制並存儲在不同的介質中。只要允許，用戶可以借助現代化的辦公設備隨時隨地調出所需的檔案信息。
2)電子文件可以通過計算機、網絡系統等現代辦公設備直接處理和傳輸。
3)可以享受電子文檔的使用，不再受時間和距離的影響。
4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質文件不同。對保存場所的面積要求低，對溫度、濕度、防磁等環境條件要求高。
三、電子文件檔案管理的必要性及存在的問題
電子文件的歸檔管理是在傳統文件管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件的特點，運用先進的計算機和網絡技術，吸收文件中心、虛擬歸檔等前沿的文件管理理論，對電子文件實施文件級管理。對本部門、本地區形成的電子檔案應當進行社會化、自動化、網絡化管理，實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，並相應設立地區、部門電子檔案中心或電子檔案檔案館。本著服務社會、回報社會的原則，充分發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
電子文檔壹般都是在網絡上傳輸和處理的，隨著電子計算機和網絡應用的普及，電子文檔有逐漸發展的趨勢。目前，電子文件的保管和處置存在諸多問題，主要表現在以下幾個方面。
1.電子文檔草稿經常被忽略。
由於處於辦公自動化的初級階段，大部分單位只使用電子計算機起草文件，壹旦正式的紙質文件打印出來，就會被忽略為電子文件草案。這些電子文檔中的絕大多數沒有被保留，而是不斷被新起草的文檔或其他信息覆蓋和清除。
2.輔助電子文檔管理混亂。
有的單位在發文時通過網絡發送電子文件，接收單位先承接電子文件，再按照正常的發文程序發送正式的紙質文件。這些單位壹旦拿到紙質文件，電子文件往往無人問津。大部分單位並沒有對這部分電子文檔采取嚴格的保管措施，人們甚至可以隨意增刪修改。
3.電子文件的正式歸檔程序不完善。
目前，大多數辦公自動化系統的設計都沒有檔案人員的參與。所以電子文件的歸檔沒有經過深思熟慮，只設計了邏輯歸檔功能。實際上，電子文件並沒有被重定位，這些電子文件也沒有被下載到離線存儲載體上。壹旦信息系統出現問題，電子文件就會被銷毀，甚至丟失。
4.電子文件存儲載體不安全。
目前很多公司的電子文件都是直接存儲在硬盤存儲中，存取起來非常簡單。如果系統出現故障，很容易造成數據丟失。有些單位甚至使用軟盤作為電子文件的存儲介質，因此其可靠性和存儲期限存在很大問題。
5.電子文件產生的設備環境數據缺乏保護措施。
電子文件的生成環境非常復雜，電子文件依賴於設備。有些單位在保存電子文件時，並不註重生成軟件和設備的參數。如果壹個系統被破壞，它生成的電子文件可能很難讀取。
基於以上因素，需要加強電子文件的前期控制，註重平時的收集和積累，為電子文件的歸檔和管理打好基礎。
四、電子檔案管理與傳統檔案管理的區別。
1.電子文件的歸檔時間與傳統文件不同。
電子檔案可以在結案後隨時歸檔，也可以在某個時間段統壹歸檔。文件形成部門通過網絡將它們發送到文件部門，並使用電子數字簽名進行認證。檔案工作人員接收登記，根據起因原則給出檔案分類號，並設置支持訪問限制的級別，供用戶查閱使用。這種隨時歸檔的方式，壹方面可以避免漏檔，保證歸檔率和完好率；另壹方面也符合電子文檔的特點，快捷方便，還可以避免文件的丟失和病毒的破壞。
2.電子文件的歸檔方式與傳統文件不同。
由於電子編碼技術的存在，電子文件可以被不留痕跡地編輯修改，載體可以不固定，壹些認證文件原始憑證的關鍵信息也可以被更改，使得電子文件原始憑證的識別變得復雜和困難。因此，在電子文件的形成、加工、傳輸和利用過程中，應隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，以保證檔案部門接收的電子文件的原始性、真實性和準確性，確保電子文件的法律憑證地位。
3.電子文件和傳統文件在存儲方式上有區別。
電子文件載體的老化和劣化以及新信息媒體和新存儲媒體的出現和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門收到電子文件後可以打印出紙質文件進行備份，但最終的解決方案還是需要計算機技術的發展和檔案形成部門配合檔案部門在收到電子文件後進行文件格式轉換，並以通用統壹的格式存儲電子文件，這樣在未來計算機技術發展後，以前存儲的文件仍然可以讀取，信息資源也可以方便地使用。
4.電子文件的分類和編目不同於傳統的檔案。
由於電子文件的特殊性，可以在文件層面進行管理，所以檔案部門在接收文件時可以立即為每份文件編制壹個唯壹的文件號，並給出相應的分類號和文件號，然後根據上下文關系給出相關的文件號，在歸檔的同時索引記錄主題詞。在技術條件允許的情況下，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便查詢信息的檢索。用戶只需給出文獻分類號或主題詞，即可查到對應的文獻及相關的上下文和附件，大大減輕了檔案人員的勞動強度。
5.電子文件的查詢和利用方式不同於傳統檔案。
只有滿足壹定的條件，用戶才能註冊成為電子文件中心或電子檔案館的會員。會員可以通過遠程登錄等方式查詢相關電子檔案信息，只有在電子文件中心確認會員身份並確定查詢權限後，才能查詢相關電子檔案信息，且必須進行借閱登記並繳納查詢費。
動詞 （verb的縮寫）電子文件的檔案管理模式
采用先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的方式管理電子文件。
專業檔案部門通過網絡、計算機、圖形掃描、光盤存儲等先進技術手段，對各單位產生的電子文件信息進行集中統壹管理，保管和存儲符合電子文件形成部門要求的電子文件。日常生成的電子文件的歸檔信息以規範的格式通過網絡定期或不定期地傳輸到檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器的相應存儲空間中。如有必要，可以將存檔信息離線存儲到其他更安全的介質上，並且可以進行多次備份，以避免自然損壞和非法訪問。
檔案部門通過維護電子文件的原始性來管理電子文件的檔案信息。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，並進行用戶確認，確保檔案的完整性和安全性。
因此，電子文件的歸檔管理由電子檔案部門集中統壹，電子文件社會化、自動化、規範化、網絡化，不由文件形成部門或其他非專業部門管理。
不及物動詞結束語
綜上所述，電子文件的歸檔管理對檔案部門和電子文件形成部門具有重要的現實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案管理的同時，應與技術部門、法律界和文件形成部門密切合作，增強檔案管理的法律意識，推進電子文件管理的社會化、規範化、自動化和網絡化，加強電子文件檔案管理，確保電子文件檔案管理的快速發展，為檔案信息資源的共享做出應有的貢獻。
淺談電子文件的檔案管理
杜新瑞，李瑞
(河南石油勘探局檔案館，河南南陽473132)
摘要:通過分析電子文件的特點，論述了電子文件的管理必須檔案化，以確保妥善保存和有效利用。摘要:通過比較電子文件與傳統紙質文件的區別，闡述了電子文件管理歸檔的必要性，提出了電子文件管理歸檔存在的問題，並由此提出了電子文件管理歸檔的模式。
關鍵詞電子文檔；存檔；管理