用更通俗的話來說,SOP就是對某壹程序中的關鍵控制點進行細化和量化.從對SOP的上述基本界定來看,SOP具有以下壹些內在的特征:
SOP是壹種程序.SOP是對壹個過程的描述,不是壹個結果的描述.同時,SOP又不是制度,也不是表單,是流程下面某個程序中關控制點如何來規範的程序.
SOP是壹種作業程序.SOP首是壹種操作層面的程序,是實實在在的,具體可操作的,不是理念層次上的東西.如果結合ISO9000體系的標準,SOP是屬於三階文件,即作業性文件.
SOP是壹種標準的作業程序.所謂標準,在這裏有最優化的概念,即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP,而壹定是經過不斷實踐總結出來的在當前條件下可以實現的最優化的操作程序設計.說得更通俗壹些,所謂的標準,就是盡可能地將相關操作步驟進行細化,量化和優化,細化,量化和優化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義.
SOP 標準化作業程序SOP不是單個的,是壹個體系.雖然我們可以單獨地定義每壹個SOP,但真正從企業管理來看,SOP不可能只是單個的,必然是壹個整體和體系,也是企業不可或缺的.余世維在他的講座中也特別提到:壹個公司要有兩本書,壹本書是紅皮書,是公司的策略,即作戰指導綱領;另壹本書是藍皮書,即SOP,標準作業程序,而且這個標準作業程序壹定是要做到細化和量化.
2. 為什麽企業要做SOP
企業做SOP的目的和意義，從企業的根本目的來看，無非是為了提高管理運營能力，使企業獲得更大的效益。從稍微細化的角度，我們可以從以下兩個方面來進行簡單的分析。
1) 為了提高企業的運行效率
由於企業的日常工作有兩個基本的特征，壹是許多崗位的人員經常會發生變動，二是壹些日常的工作的基本作業程序相對比較穩定。不同的人，由於不同的成長經歷、性格、學識和經驗，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標準和度仍會有壹些差異，比方說，我們經常會在壹些窗口行業看到“微笑服務”，他們的經理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什麽是微笑，可能每個人都會有不同的理解。而對於客戶來說，他希望得到的是確確實實的微笑，且從每壹位員工那裏得到的感受也應該是大體上相同的。因此，我們就可以通過SOP的方式將微笑進行量化，比方說“露出8顆牙齒”就是微笑。這樣就將細節進行量化和規範了。
同時，由於SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結、優化和完善的產物，在這壹過程中積累了許多人的***同智慧，因此相對比較優化，能提高做事情的效率。通過每個SOP對相應工作的效率的提高，企業通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。
2) 為了提高企業的運行效果
由於SOP是對每個作業程序的控制點操作的優化，這樣每位員工都可以按照SOP的相關規定來做事，就不會出現大的失誤。即使出現失誤也可以很快地通過SOP加以檢查發現問題，並加以改進。同時，有了SOP，保證了我們日常工作的連續性和相關知識的積累，也無形中為企業節約了壹些管理投入成本。特別是在當今經濟全球化、競爭全球化的知識經濟時代，更是如此。從每壹個企業的經營效果來看，關鍵的競爭優勢在於成本最低或差異化。對於同等條件的競爭企業來看，差異化往往不是在硬件，而是在軟件。軟件的差異化又往往不是在大的戰略方面，而是在具體的細節。細節的差異化不體現在理解上，而體現在能否將這些細節進行量化，也即細節決定成敗。因此，從這個意義上來看，SOP對於提高企業的運行效果也是有非常好的促進作用。
3. 如何做SOP
做SOP的方式可能基本不同的管理模式和管理方式，會有壹定的區別。從國瑞公司的實際情況來看，我們大體上可以按以下幾個步驟來進行：
1) 先做流程和程序。按照公司對SOP的分類，各相關職能部門應首先將相應的主流程圖做出來，然後根據主流程圖做出相應的子流程圖，並依據每壹子流程做出相應的程序。在每壹程序中，確定有哪些控制點，哪些控制點應當需要做SOP，哪些控制點不需要做SOP，哪些控制點是可以合起來做壹個SOP的，包括每壹個分類，都應當考慮清楚，並制定出來。
2) 確定每壹個需要做SOP的工作的執行步驟。對於在程序中確定需要做SOP的控制點，應先將相應的執行步驟列出來。執行步驟的劃分應有統壹的標準，如按時間的先後順序來劃分。如果對執行步驟沒有把握，要及時和更專業的人員去交流和溝通，先把這些障礙掃除掉。
3) 套用公司模板，制定SOP。在這些問題都搞清楚的前提下，可以著手編寫SOP了。按照公司的模板在編寫SOP時，不要改動模板上的設置；對於壹些SOP，可能除了壹些文字描述外，還可以增加壹些圖片或其他圖例，目的就是能將步驟中某些細節進行形象化和量化。
4) 用心去做，才能把SOP好。由於編寫SOP本身是壹個比較繁雜的工作，往往很容易讓人產生枯燥感覺，但SOP這項工作對於公司來說又非常重要，公司在這方面也準備進行必要的投放，特別是從時間用2到3年的時間來保證，因此我們必然用心去做，否則不會取得真正好的效果，甚至走到形式主義的負面去了。
正象壹位勞模所說，“認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好”，並用這句話和大家***勉。