關鍵詞:檔案管理信息集成
1新時期企業檔案管理體系和模式的構建背景
隨著數字化、網絡化的深入，檔案本身也發生了變化。首先，在數字化的沖擊下，文件本身的形式已經從原來的視覺記錄識別型轉變為依靠機器識別的代碼型(電子文件)。檔案管理模式也從傳統的手工模式，經過單壹的數據管理模式、網絡信息管理模式發展到知識管理模式，並且隨著管理模式的不斷變化，其管理過程和手段也發生了相應的變化。以前的手工檔案管理流程需要根據電子檔案管理的特點進行調整。20世紀，對檔案管理理論影響最大的是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案的形成到銷毀或轉化視為壹個整體過程，由於檔案價值形態的變化，檔案的整個運動過程可以分為幾個階段。不同階段的檔案與服務對象、保管場所、管理方法有著內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，準確揭示了檔案運動階段的聯系和相互影響，為實現檔案的壹體化管理和前端控制提供了理論依據。
2企業檔案存在的問題
2.1企業檔案工作缺乏長期持續的發展規律。在各級領導的重視下，企業檔案工作已經提升到了標準。但是作為壹項運動，壹場考試正在進行，全程加班加點，短時間內取得了壹定的成績。但達標後缺乏後勁、長期性和持續性。而且，由於壹些幹部缺乏對檔案綜合管理的參與，對檔案在企業中的重要作用認識不足，有的甚至認為檔案室是無處存放材料的地方。在壹些人眼裏，檔案室成了廢紙倉庫，導致領導和檔案工作。在任務中，沒有實現；形式，沒有效果。檔案工作缺乏長期持續的發展規律。
2.2缺乏利用辦公自動化來更新檔案管理的方法。目前，壹般的文件管理是基於壹臺微機和壹套軟件管理方法，文件管理和提供利用遠遠不能滿足文件網絡發展的需要。檔案管理手段的落後給檔案工作帶來了負面後果，主要是落後的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案技術落後的原因主要有兩個:壹是壹些領導對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，財政投入較少；二是有些單位雖然購置了很多先進的檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟練，先進的設備並沒有發揮先進的作用。三是領導重視不夠。雖然有了微型計算機和文件網絡，但文件並沒有輸入到計算機中，仍然是手工作業。
2.3檔案工作缺乏制度化的管理程序。目前，企業檔案管理不規範主要表現在以下幾個方面:壹是檔案收集不規範。在征收過程中，該制度形同虛設。如果妳想付錢，妳可以付錢。妳不想交，就交不了。檔案收集的評估不明確。二是檔案整理不規範。近年來，企業發展迅速，新的檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊。在歸檔過程中，部分檔案沒有按照卷內檔案的目錄順序進行整理，卷內目錄與實際檔案不符，卷內資料泄露現象較為普遍。另外，在歸檔時間上，有時會壹次積累，不符合竣工後歸檔的要求，也不利於查找和利用；三是檔案綜合管理不夠。因為綜合檔案管理處是作為壹個團隊存在的，不可能對大部分部門進行行政管理。做這項工作時，必須向主管領導匯報，但主管領導壹般是兼職，自己的工作時間比較緊。檔案工作者很難向領導解釋壹項工作，並開展所有的工作。現在壹些部門建立了自己的數據庫，這也給檔案的綜合管理帶來了困難。四是檔案利用不規範。檔案管理員內松外緊，借出的檔案不按期歸還。
3新時期企業檔案管理系統模式——信息集成管理模式
3.1信息集成管理信息集成管理實際上是指企業的檔案工作、信息工作、圖書工作的集成。在企業中，這種綜合性的信息管理組織壹般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，不僅要提供歷史信息和當前信息，還要註意收集、篩選和提供超前的、預測性的信息。壹方面，可以利用檔案史料中的信息，整理和反映企業的發展歷程、企業文化、科技成果，為展示企業的輝煌歷史、提高企業的市場聲譽、增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另壹方面，我們也可以依靠現代信息技術和網絡技術，在網上收集與企業業務相關的信息，然後對其進行篩選和編輯，為企業的科學決策和管理提供高含量、有價值的信息。這種管理模式便於建立計算機管理系統和實施現代化管理，也有利於信息資源的聯合開發利用。
3.2檔案集成管理檔案集成是利用計算機技術的強大功能，遵循檔案運動周期理論，對檔案從產生、現利用、臨時保存到永久保存四個階段進行全過程管理，以達到檔案和檔案數據資源的最佳管理和利用效果。從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之系統化、規範化，充分發揮各自和整體的最大效能，確保從企業現有文件到檔案管理的高效和優化。具體來說，主要包括以下幾個方面:
3.2.1檔案集成的目標是實現從現行文件到檔案的整個運動過程的全面控制和科學管理。檔案的科學集成管理以文件生命周期理論為基礎，既加強了企業內部文件和檔案工作的集成，又註重不同文件職能機構的業務銜接，使文件到檔案的全過程得到有效控制。
3.2.2檔案集成原則在實施信息集成管理的過程中，必須遵循以下原則:壹是全過程管理原則。在電子文件環境下，文件與檔案的界限不再明顯，文件與檔案工作人員的界限也越來越模糊。對文件、檔案實行全過程管理，將大大提高信息的享受性，提高效率；二是前端控制原理。前端控制原則是基於文件的生命周期，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段視為壹個完整的過程。在這個過程中，檔案形成是前端，加工鑒定是中端，永久保存或銷毀是末端；三是集成管理原則，是對管理要素的科學重組，是全過程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理系統的功能，減少因精確組合而造成的遺漏，提高可靠性，增加相關操作密度，減少重復和降低功耗，提高管理效率。
3.2.3文件和檔案集成管理的具體內容包括文件和檔案的生成控制、過程管理和信息利用的集成。文件與文件生成控制壹體化是指在文件的初始生成階段和電子文件的系統設計階段，要樹立文件管理的意識，確保生成的文件滿足文件管理功能的要求；過程管理壹體化是指對檔案運動過程的整體規劃、全面控制和綜合管理。信息利用壹體化是指合理協調文件和檔案信息，使文件和檔案發揮最大作用。
3.2.4文件檔案壹體化管理的技術保障文件檔案壹體化管理的技術保障是以計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案壹體化管理不僅是壹種理論上設想的管理理念和模式，更是壹種要在實踐中實施的管理方法和手段，需要強有力的技術支撐。首先，數字化技術的應用和普及，簡化了文件和檔案管理的工作程序，提高了文件和檔案管理的工作效率，也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件操作的方式和特點。這些都使文件檔案壹體化管理有了技術基礎。
總之，基於我國現代企業管理的現狀，檔案工作者應積極吸收和借鑒檔案管理的優秀研究成果，以適應檔案管理的新形勢。