軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可或缺的基礎條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳遞、交換和資源共享的必要手段。在項目規劃的前期，財務部門和檔案部門的人員要相互協商，從財務管理和檔案管理的角度提出設計思路，考慮各方面的需求，避免系統運行中出現空白或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采取壹定的安全措施，實行電子簽名制度，建立健全財務檔案管理責任制、電子檔案的入庫和出庫制度、安全日誌制度，確保財務檔案不被篡改或便於追查使用過檔案的人。此外，為了方便財務軟件的升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，需要提高財務數據存儲形式的標準化、壹致性和可持續性。
2、做好電算化會計檔案的收集工作。
所謂電算化會計檔案的收集，是指在壹定的時間間隔內(如壹個會計年度)，將計算機系統中的所有會計資料復制(備份)到磁介質或光盤上，從而形成與原計算機系統相分離的會計檔案。財務部門要保管好財務數據的備份文件，防止計算機硬件系統被破壞，以最短的時間和最少的損失恢復原來的會計電算化系統。除了備份，還要收集電腦硬件系統的型號，存儲空間的大小，外部設備的支持類型等。計算機操作系統、網絡操作系統和漢字操作系統；財務軟件的編程語言和數據庫系統的類型；財務軟件的系統名稱和版本號；財務軟件銷售和維護公司的名稱、地址、電話和聯系人，以及支持會計電算化軟件系統的各種說明書和用戶手冊。
3.做好電算化會計檔案的管理和保存工作。
由於電算化會計檔案存儲在磁介質或光盤中，根據這些信息載體的物理特性，應準備兩份檔案，即采用“AB備份法”進行數據備份，並在每頁上標明檔案形成時間和操作者姓名，並貼上“保護”字樣，分兩處存放，以防止地震或火災等事故對整個電算化會計系統的破壞和系統的不可恢復性。將這些文件遠離磁場，註意防潮防塵。磁介質保存的檔案也要定期檢查和復制，防止因磁介質損壞造成會計檔案丟失和不可挽回的損失。
此外，還應註意電算化會計檔案與相應財務軟件版本的壹致性。由於在不同版本的軟件下形成的會計檔案的會計數據結構可能不同，因此有可能無法訪問會計檔案或出現壹些意外錯誤。因此，本文建議電算化會計檔案除了備份各版本的財務數據外，還應保存相應版本的電算化會計軟件系統，這是非常必要的。顯然，其征管工作也相當繁重。
4.做好電算化會計檔案的整理和利用工作。
通過整理，電算化會計檔案具有傳統會計檔案不可比擬的優勢。通過整理，可以利用歷年數據對本單位、本部門的歷史會計數據進行對比分析，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。此外，還可以得到本單位、本部門乃至某壹地區過去、現在、未來的發展情況和發展趨勢，以便決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定適合自身發展的行為準則，改善管理，提高經濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數據，設計壹些有利於管理和決策的數據模型，建立壹套完整的決策支持系統，實現電算化會計檔案的再利用。在長期的會計電算化過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們讀取的會計文件會出現以下兩種情況:(1)我們讀取的會計文件的版本號與當前會計電算化系統的版本號壹致，此時您只需通過電算化軟件系統中的文件讀取(或數據恢復)功能讀取您需要的文件即可；(2)被訪問會計文件的版本號與當前會計電算化系統的版本號不壹致。這時候妳只需要在另壹臺電腦上安裝相應版本的電算化會計系統，然後接入即可。
5.提高財務檔案管理人員的信息素質。
財政檔案管理的信息化是壹個不斷完善和優化的過程，這始終取決於檔案人員素質的提高。建設壹支高素質的財政檔案幹部隊伍是財政檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學術背景的技術人員，逐步改變現有業務隊伍單壹的專業結構，以適應信息化建設的需要；加強金融檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段、根據業務需要進行培訓為原則，重點加強金融檔案人員在信息技術和新技術、新設備、新方法應用方面的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員績效考核規定，及時表彰信息化能力強、財務檔案管理成績好的單位和個人，鼓勵大家學習和使用信息化。此外，還要介紹計算機信息化技術人員在檔案工作和財務管理方面的知識和技能，讓他們了解財務檔案工作的客觀規律，更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。