標準體系建設就是全面梳理業務流程,整合優化體系、組織崗位、業務形態等要素,構建企業標準體系,實現“三大”標準的協調。主要方法總結如下:
1.明確業務地位,為標準體系建設奠定基礎。
工藝體系建設是標準體系建設的基礎。根據企業戰略,構建企業完整的流程架構,引入ARIS流程管理平臺,梳理崗位、角色、表單等要素,確保所有流程要素可動態引用和修改。通過統壹規範的建模方法,將流程環節、工作內容、職責分工、管理要求等內容標準化,實現業務流程的描述、操作、分析和度量。
通過實施流程要素分析,可以輔助企業進行系統優化、崗位優化、流程改進和信息系統功能改進。比如將系統與流程關聯起來,就可以直觀地反映出流程是否被系統支持,以及不同系統對同壹流程的要求和對同壹業務環節的不同系統條款。通過定量和定性分析,可以幫助業務人員發現系統沖突、缺失、重復等問題。
2、明確工作與流程的關系,為工作標準的自動生成奠定基礎。
為了實現組織、崗位、業務之間的協調、動態、方便的調整,形成相對穩定的崗位工作標準,可以采用eBPM流程角色系統設計方案。通過角色設計,實現流程與組織的松耦合管理,確保同壹流程在全公司適用。通過流程角色和崗位職責的匹配,建立崗位、權限、角色和流程之間的連接關系,消除組織和崗位變化對流程的影響,有效支持企業組織變革。
當組織架構和崗位發生變化時,只調整角色和崗位的對應關系,通過崗位手冊將管理要求落實到新的崗位,為員工開展業務提供了依據,有效解決了員工手中“幾張紙”的問題。
3.實施端到端流程優化,提升企業核心業務競爭力。
局部優化不壹定是全局優化。在梳理優化流程的基礎上,針對企業的核心業務,需要進行跨部門的端到端流程梳理。通過接口連接最後壹級流程,通過分析接口關系、位置配置、單據流向等,查找並解決流程斷點問題。在此基礎上,確定業務關鍵控制點,制定控制措施,優化流程和管理要求,消除專業和層級壁壘,提升企業核心業務競爭力。
4、以工藝系統為基礎,構建企業標準體系。
標準與業務的高度融合是標準落地的基礎。通過eBPM系統、標準和流程集成解決方案的實施,可以將非結構化的系統和標準文檔轉化為結構化的數據,在ARIS平臺實現對系統和標準內容的管理。通過匹配系統、標準和流程,可以基於流程協調“三大”標準。
過程手冊包含實施過程所需的所有要求。基於流程手冊編寫管理標準,可以保證管理標準與業務的融合,實現系統向管理標準的轉化和提升。工作手冊包含與工作相關的所有要求。可以通過流程管理平臺自動轉化為崗位標準,保證了崗位標準是崗位業務執行和考核的依據,並且可以隨著崗位和業務的變化實現崗位標準的便捷動態調整。
5.通過整合多個管理體系確保標準的實施。
基於流程梳理,可以建立風險系統和控制系統。在明確業務流程體系的基礎上,識別企業風險,匹配風險點、控制措施和流程,將風險控制意識落實到業務執行中,有效防範操作風險和法律風險,提高企業依法治理水平。
基於流程梳理,可以建立流程績效體系。實施過程性績效考核,將最終結果的評價細化到形成過程,推動績效管理向工作過程和結果並重的評價方式轉變,增強評價的客觀性和科學性,實現員工和企業的共同發展。
基於流程梳理,可以建立關鍵績效監控分析系統,收集關鍵業務數據,跟蹤企業關鍵流程的執行情況,發現運營瓶頸,不斷優化和改進業務流程,提升企業整體運營效率。
總之,以流程梳理為基礎,開展企業標準體系建設,通過建立流程、標準、崗位之間的關系,實現“三大”標準的流程化協同和動態管理,推動標準落地。以流程管理為基礎,對制度、標準、風險控制、績效等多個體系進行統壹管理,可以促進不同管理體系的相互融合、相互依賴、協同改進,有效提升企業的管理水平。