很多人都知道無紙化辦公的意義，但是我們還沒有看到任何壹家公司真正實現無紙化辦公。那麽無紙化辦公有必要提嗎？我和很多人聊過這個問題，大家都深有感觸。
人們最常提出的壹個問題是，企業實施無紙化辦公的手段是最後壹套辦公自動化軟件，但實施後，紙張並沒有減少，反而用得更多了。壹些企業或部門的領導，計算機應用水平有限，不願意用計算機處理壹些工作，願意用紙質的更有安全感。甚至還有部門之間的比較，看誰打印的清晰漂亮。如果妳用針式打印機，我就用激光打印機。如果妳是黑白的，我就用彩色的。所以有時候壹些領導的喜好導致了大量的紙張浪費。辦公自動化的發展為節約紙張甚至無紙化辦公提供了可能。例如，電子郵件和互聯網可以很容易地向有需要的各方提供相關信息，當然，也可以不使用紙張作為載體進行保存。但是美好的願望不等於現實。現實情況是，全球辦公用紙每年仍以4% ~ 7%的速度增長。按照這個速度，全球辦公用紙將在10年翻壹番。
也有壹些人認為，無紙化辦公增加用紙量是暫時的，就像拳擊壹樣。出拳前，手要先縮回，出拳才能更有力。現在大量用紙是為了無紙化的未來。這聽起來很有道理，而人們對無紙化的理解又是如此有限。事實上，企業花錢，建立局域網和連接到互聯網不僅僅是為了節省壹些紙張。當然，辦公費用可以通過建立辦公自動化系統來不斷降低，而建立系統的出發點應該是提高辦公管理水平。
目前辦公自動化的標準還在形成中，很多廠商的產品內容也是千差萬別。但是大家心目中的系統應該包括:文檔處理、電子郵件、會議管理、文件管理、信息發布、電子論壇、工作管理等等。事實上，經過幾年的發展，辦公自動化系統在內容和形式上都發生了很大的變化。經過20世紀80年代末10多年的發展，中國的辦公自動化系統已經從為單機提供輔助辦公發展到今天面向企業級應用的大規模協同工作管理。目前，國內辦公自動化系統經歷了三個發展階段，實現了兩次革命性的飛躍。始於20世紀80年代中期的第壹代辦公系統，以個人電腦和辦公套件為主要標誌，實現了數據統計和文檔書寫的電子化，完成了辦公信息載體從原來的紙質介質到電子比特方式的飛躍。20世紀90年代中期以來，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的出現和網絡通信技術的飛速發展，辦公自動化系統發生了第壹次革命性的演變。以網絡技術和協同工作技術為主要特征的第二代辦公自動化系統，實現了工作流自動化，實現了從傳統手工模式到工作流自動化模式的飛躍。隨著21世紀知識經濟時代的到來，知識成為經濟增長、社會發展和企業成長的關鍵資源，最大限度地掌握和利用知識日益成為企事業單位信息化建設的核心。隨著對知識的空前重視，以工作流為中心的辦公自動化系統已經升級為以知識管理為中心的第三代辦公自動化系統。
雖然辦公自動化系統已經融入了知識管理等新的管理思想，但是我們在企業進行調研時發現，仍然有很多不盡人意的方面影響著無紙化辦公的進程。
1，對辦公自動化系統的理解大相徑庭。
在很多人眼裏，辦公自動化系統主要是處理壹些公文，收發郵件，實現紙質工作的計算機化。其實有這種想法的人很多，但我不知道辦公自動化是很有學問的，涉及行為科學、管理科學、社會學、系統工程等學科。辦公自動化的應用已經成為企業管理現代化的標誌之壹。
辦公自動化的核心問題是如何提高日常辦公效率。因此，我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的範圍，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、數據管理、檔案管理、客戶管理、訂單銷售，甚至庫存管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等。，可以概括為辦公自動化軟件的處理範圍。
我們前面提到的標準問題，即辦公自動化系統包括哪些內容，眾說紛紜，沒有固定說法。這就導致了軟件公司通常的做法:首先按照自己的思路給辦公自動化系統賦予壹些簡單的功能，形成壹個框架。當企業需要時，添加企業用戶提出的功能需求，進行定制開發。這樣壹來，企業要什麽軟件公司就開發什麽，盡可能滿足企業的需求。雖然看似以客戶為中心，實際上存在很多問題。例如，辦公自動化系統應該滲透許多新的管理思想，如協同辦公、知識管理、客戶關系管理等。，以免成為手工作品的翻版。如果只是按照客戶的要求去做，沒有好的管理思想來指導企業的辦公管理，雙方都稱之為辦公自動化也不好。對於軟件公司來說，開發難度加大，不易推廣；對於企業來說，辦公自動化系統不能用來提高管理，效益相對降低。所以辦公自動化系統不會像財務軟件那樣容易普及，主要是因為財務系統有國家政策和標準支持，有相對規範的做法可循。目前辦公自動化系統做不到。
2.領導和用戶的思想意識有待提高。
如果無紙化辦公要成為現實，改變人們的觀念和習慣是非常重要的。在人們的傳統觀念中，“白紙黑字”具有權威性和真實性，領導也可以直接在紙上批閱或批示。人們在紙上看東西更容易放松，而且不受時間地點的限制，寫出來的東西便於攜帶。此外，紙張還有明顯的優勢:與電腦屏幕相比，即使在光線不好的情況下，我們也可以清楚地看到紙上打印或書寫的內容，並且可以很容易地在紙上隨意評論和修改。同樣內容的手寫副本比電子郵件或軟盤存儲顯示更多的信息，肢體語言揭示了這壹點。通過筆跡，可以感受到對方的情感、性格、文化素養等信息。
這只是有些人懷念紙張的想法，但是信息化帶來的便利是越來越多的，是原來用紙方式無法比擬的。例如，信息的優勢使妳可以在任何地方工作，只要妳能連接到互聯網。網上辦公得到了人們的認可。特別是通過ASP實現辦公自動化系統，不需要在企業內部網絡上安裝復雜的應用軟件，只需要從ASP服務提供商處獲取相應的用戶名和密碼，分配給自己的員工使用網絡辦公中的人員和功能即可。第三代辦公自動化系統在第二代的基礎上，提供相關知識處理各方面問題，保證每壹個用戶都可以隨時隨地根據需要向專家和企業現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的地位由被動變為主動，從而在提升每壹個員工創造力的過程中，大大提高企事業單位的整體創新能力和適應能力。
也有很多用戶不想使用辦公自動化系統。原因很簡單:系統需要大量的原始數據和信息，每個人的工作量都會增加，尤其是壹些部門和個人利益相關的數據，大家潛意識裏都不願意公開。所以制度的推行會有壹些阻力，尤其是壹把手參與項目。這裏說的壹把手，不僅僅是企業的壹把手，還有各個部門的負責人。
3.辦公自動化技術也需要不斷創新。
在辦公自動化系統的應用中，壹些技術的應用也會促進其發展。很多領導提到的壹個重要問題就是簽名。其實還有很多技術細節需要完善，比如網絡簽名認證技術，局域網通信，文件網絡廣播等等。
例如，在應用計算機實現文件批量流轉的過程中，當用戶都在計算機上批量修改文件時，如何保留不同用戶的修改痕跡是用戶非常關心的問題。手寫簽名時，不同的人筆跡不同，很容易識別。但是在電腦上修改編輯文件不是壹件簡單的事情，需要保留每個人的痕跡。壹些系統通過制作每個人修改的文件的副本，然後比較兩個副本之間的差異來處理這個問題。這種方式不夠直觀，也不符合用戶平時的工作習慣，而且因為需要保存多個副本，浪費空間嚴重。有些系統自己編寫編輯軟件，用戶在裏面進行文件的起草和修改，但是由於使用的編輯軟件是自己設計和編寫的，可以和OA系統無縫對接，所以可以更方便的展示不同用戶的修改痕跡。這種方法雖然靈活，但是自己編寫的編輯軟件很難和主流的文字處理軟件(微軟word，WPS Office等)相比。)在功能上。另壹方面，如果最終用戶已經熟悉商業文字處理軟件的操作，就很難接受其他編輯軟件。
這些問題相信大家都看到了，也有公司已經有了很好的解決方案。但是目前申請過程中還有壹些技術妳有，我沒有；我有妳沒有的技能。導致很多辦公自動化軟件公司水平參差不齊，無法合作利用彼此的優勢。尤其是我們身邊的很多中小軟件公司無法充分合作，往往會出現惡性競爭，導致雙方無法實現跨越式發展。
4.與其他系統的集成必然成為瓶頸。
在企業工作的人都知道，除了辦公自動化系統，企業信息化還有很多內容，比如財務系統、生產管理系統、進銷存管理系統、人力資源管理系統、CAD、CAPP等等。目前企業的應用現狀是:由於多種原因，構建了大量的信息孤島，很少緊密協同。各個系統之間沒有數據連接，導致大量重復工作，數據不準確。信息孤島的存在導致信息極大冗余，大量垃圾信息，信息交換的壹致性無法保證，個人和部門難以享受信息，領導難以統攬全局。由於系統是由多個供應商提供的，即使想集成也有很多困難，尤其是數據庫不統壹，增加了集成的難度，更重要的是相互之間的協作會成為壹個大問題。目前，這種現象存在於中國大部分有信息系統的企業中。
“信息孤島”問題嚴重阻礙了企業信息化建設的全過程，使得企業在進行新壹輪投資時難以做出決策。解決“信息孤島”問題的關鍵不僅是軟件的技術，還包括相關技術的流程管理和標準化。因此，企業在實施辦公自動化系統之前，需要做壹個標準化的整體規劃，不希望通過“接口”把分散的系統連接起來。原有的孤立、分散的應用系統不可能簡單地通過大量的接口連接起來。只有重新規劃和構思，建立壹個整體的信息系統模型，才能實現系統集成。
什麽是辦公自動化？
什麽是辦公自動化？
辦公自動化是近年來隨著計算機科學的發展而提出的新概念。辦公自動化英文原名Office Automation，縮寫為OA。辦公自動化系統壹般是指辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化包括更廣泛的含義，包括網絡化的大規模信息處理系統。
辦公自動化沒有統壹的定義，傳統辦公室使用的所有新技術、新機器、新設備都屬於辦公自動化領域。
通常，辦公室的業務主要是處理大量的文件，起草文件，通知和各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢部門文件和外來文件，生成文件副本。因此，利用計算機文字處理技術制作和存儲各種文件，利用其他先進設備，如復印機、傳真機等，復制和傳送文件，或利用計算機網絡技術傳送文件，是辦公自動化的基本特征。
辦公室是各行業領導決策的地方。領導機關作出決定，發布指示。除了文件上的溝通，更深層次的工作其實是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，從而做出決策，並將決策作為信息傳遞給下級機構或協作單位或業務相關單位。
OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次:第壹個層次僅限於文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具在單機或簡單的小型局域網上的應用，壹般稱為事務型辦公自動化系統。
隨著網絡通信技術、計算機技術和數據庫技術三大核心支柱技術的成熟，世界範圍內的辦公自動化進入了壹個新的階段，其中系統具有四個新的特點:
(1)積分。軟件、硬件、網絡產品的集成，人與系統的集成，單壹辦公系統與社會公共信息系統的集成，構成了壹個“無縫集成”的開放系統。
(2)智力。面向日常事務，幫助人們完成智能工作，如漢字識別、公文理解和深加工、輔助決策、處理事故等。
(3)多媒體。包括數字、文字、圖像、聲音、動畫的綜合處理。
(4)使用電子數據交換。通過數據通信網絡，計算機之間進行交換和自動處理。這個層次包括信息管理OA系統和決策OA系統。
在辦公OA中，最常見的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理應用可以做成應用軟件包，包內不同的應用可以互相調用或共享數據，提高辦公事務處理的效率。該辦公事務處理軟件包應具有通用性，以擴大應用範圍，提高其使用價值。
此外，在辦公事務處理層面可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能中文檢索系統(如全文檢索系統)、光學漢字識別系統、中文語音識別系統等。在公共服務行業、公司和其他業務中，使用計算機代替人工處理的情況越來越多，如訂票、售票系統、櫃臺或窗口系統、銀行儲蓄業務系統等等。
事務性或業務性OA系統的功能是處理日常辦公業務，它直接面向辦公人員。為了提高辦公效率，提高辦公質量，適應人們的辦公習慣，應該提供良好的辦公操作環境。
信息管理OA系統是第二個層次。隨著信息利用的日益重要，辦公系統中與本單位經營目標密切相關的綜合信息需求日益增加。信息管理辦公系統是將事務(或業務)辦公系統與綜合信息(數據庫)緊密結合的綜合辦公信息處理系統。綜合數據庫儲存相關單位日常工作所需的信息。例如，在政府機構中，這些綜合信息包括政策、法令和法規，以及上級政府和下屬機構的公文、信函等政府信息；壹些公共服務機構的綜合數據庫包括所有與服務項目相關的綜合信息；公司企業綜合數據庫包括工商法規、商業計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為壹個現代化的政府機關、企事業單位，為了優化日常工作，提高辦公效率和質量，需要有這個綜合數據庫，供單位各部門享用。該數據庫建立在事務級OA系統的基礎上，構成了信息管理OA系統。
決策支持OA系統是第三層次。它是基於信息管理的OA系統。它利用綜合數據庫系統提供的信息，為需要決策的課題構建或選擇決策數字模型，並結合內外條件，由計算機執行決策程序，做出相應的決策。
交易級辦公自動化系統、信息管理層辦公自動化系統和決策支持層辦公自動化系統是壹個廣義的或完整的辦公自動化系統中的三個功能層次。三個功能級別之間的相互關系可以通過調用程序模塊和計算機數據網絡通信手段來實現。集成o a系統的含義是利用現代計算機網絡通信系統，將三個層次的OA系統集成為壹個完整的OA系統，使辦公信息的流轉更加合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以提高整個辦公系統的效率。集成化、網絡化的OA系統的優勢在於，不僅可以使單位內部的辦公信息運作更加緊湊有效，還可以方便與外界的信息交流，使信息交流的範圍更廣，更方便快捷地建立遠程辦公機構之間的信息交流，並可能整合成世界性的信息資源。
事務級OA系統稱為普通辦公自動化系統，信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱為高級辦公自動化系統。
比如市政府辦公室，本質上往往會定期或不定期地收集各區縣政府等機構提交的各類文件，然後分門別類地存放在不同的檔案中，交由相關領導閱讀處理，再將審核後的文件妥善保存備查。領導在研究各種文件後做出決定，壹般會以文件的形式將處理指令返回給下屬。這個流程是典型的辦公流程。在這個過程中，文件本身就是信息，它的傳遞就是信息傳遞過程。但需要註意的是，領導在分析決策時，可能要翻看、找大量相關資料、參考研究後再做決策。因此，對相關材料的查詢、分析和決策也屬於信息處理的過程。
比如北京市東城區政府提交文件，要求某區域建設公共建築，並申請批準。該文件被傳遞給市政府的相關機構。市裏相關領導看到文件後，要找市裏有關蓋樓規劃的文件和規定，需要研究市裏的預算等很多參考資料，再決定是同意還是不同意。並將決定信息以文件或通知的形式反饋給東城區政府。
在這個例子中，信息以文件的形式傳輸和處理；領導查閱、參考的相關法律法規也是信息，是數據信息。研究決定過程，主要是領導的意誌。但是，客觀的信息分析可以做出幾種可供選擇的方案。在這整個過程中，如果用計算機來處理來來往往的文件，可以說是初步的自動化程度。如果可以用電腦查詢各種數據，這就是進壹步的自動化。如果計算機自動分析關於這壹事件的信息，並自動提供幾種可能的決策供決策者采納，那將是壹種更深層次的具有人工智能概念的辦公自動化。
進壹步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統、市政府規章信息數據庫系統和市政府財務管理系統是壹個集成統壹的系統，計算機從相關系統中自動檢索機關信息，這個系統就是辦公自動化的更高層次的集成。
另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是壹個壹體化的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞信息，遠程處理業務，那麽這就是進壹步網絡化的辦公自動化系統。
因此，辦公自動化系統本身是壹個多層次的系統。在各個層面上，可以說實現了部分辦公自動化業務。從最初級的自動化開始，逐漸形成不同技術的更高級的自動化系統。
我國專家在首屆全國辦公自動化規劃研討會上提出了辦公自動化的定義:利用先進的科學技術，將壹些辦公業務活動物化在人以外的各種現代化辦公設備中，人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人機信息處理系統。
人是系統的第壹要素，即辦公室的主要要素是工作人員，包括各類人員。除了傳統辦公室的作用，現在還增加了壹些管理設備的專業技術人員，比如電腦工程師等設備維護人員。
技術設備，電腦是另壹個因素。
設備中有各種機器，如電腦、復印機、模版、電話、傳真機、網絡設備、光盤等。這些設備統稱為硬件設備或硬件。而各種信息設備也需要軟件來管理設備，如計算機操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、特殊工作程序軟件等。，這將在其他章節中詳細介紹。
顯然，辦公自動化的人機系統，人和機器，缺壹不可。在設備方面，需要具備硬件和必要的軟件。我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理信息的系統，是人類進入信息時代後的新概念。