如今財務軟件的發展也促進了企業對信息化需求的不斷增加，財務軟件已經遠遠不能滿足管理的需要。其中，費用控制是目前企業最為關註的壹個財務環節。大多數企業仍然使用傳統的手工管理方式，費用報銷壹直是手工操作，預算被人為控制。因此，必須有相關的管理工具來支持企業的發展，費用報銷軟件由此誕生，其中德潤軟件“費用報銷雲平臺”非常貼近用戶的實際需求。
過程
我們來回憶壹下傳統報銷的全過程。忙碌的報銷人員趕回公司填寫報銷單，因為只有在公司才能填寫報銷單。找到文件後，他們急匆匆地去找部門領導簽字。部門領導看了報銷單，找出了預算執行表。因為有些費用公司規定有預算控制，檢查報銷內容是否超出預算，報銷人員拿著部門領導簽字的單據。他跑去找老板簽字，老板不好找。老板在快速簽字的同時，最後送到財務審批。財務審核後，要求報銷人員等待付款通知。在報銷過程如此順利的情況下，報銷人員也花了近兩個小時。如果簽單過程不順利或者證件不合格，只會花更多的時間。如果團的費用龐大，報銷時間地點集中，可想而知資金壓力有多大。可以看出，傳統報銷方式的諸多缺陷使得許多大中型企業的費用管理無法滿足需求:
管理缺陷
1.報銷單據不規範，費用合理性無法控制，相關報銷規定無法及時查詢，導致出錯率高，影響個人報銷和部門財務核算，效率低下，字跡模糊。
2.原始單據以紙質形式保存，無法查詢、匯總、分析、對比多年數據，同時也無法查詢報銷的歷史相關數據。
3.傳統報銷方式無法遠程填寫報銷單，且報銷時間容易集中，財務審核、會計等方面積累了大量工作，導致工作積壓，不利於工作優化。
4.由於時間和地點因素，各級審批人無法快速通過單據，有時會在壹個審批節點停留很長時間，甚至需要報銷人員來回跑很多部門。報銷周期太長，員工抱怨，領導繁瑣。
5.如果有項目或費用預算控制，傳統的報銷模式只能手工同時翻閱預算報表和報銷單，逐壹查詢。在報銷業務復雜的企事業單位，這項工作嚴重占用大量時間和精力。
6.財務會計需要對每壹筆報銷業務做財務憑證，然後記賬才能充分發揮財務軟件的優勢。但由於報銷數量多，業務復雜，需要審核原始發票，同時粘貼，然後在財務系統中錄入憑證，不可避免，查找困難。
7.單位支出規則和預算制度不能強制執行，往往由於個人因素不能得到很好的執行。
比如前段不清楚，後段不借，專款專用，各種支出金額，報銷期限等等。
8.傳統的報銷方式沒有將在途報銷或借款業務(即報銷人員提交但未完全審批的業務)納入預算體系，導致預算余額數據和預算支出數據缺乏科學性和合理性。
這些只是壹些容易發現且真實存在的現象，尤其是在全預算支出單位和大型集團企業。采用網上報銷系統勢在必行。