壹、如何使用線下使用實體印章的模式沿用多年。其中，盜印、私刻印章等違法行為越來越明顯，甚至出現了私刻印章等違規行為。
出現上述情況有幾個原因:
1.誰用、用在哪裏的信息不準確，傳統紙質臺賬無法作為審核的有效憑證，給印章管理留下隱患；
2.僅憑肉眼很難鑒別印記的真偽，給私刻印章留下了可乘之機；
針對以上使用環節的漏洞，電子化使用流程可以有效避免:
1.電子簽名技術是通過數字簽名、CA認證和信息加密技術實現的，是以《電子簽名法》等法律法規為基礎的。使用時經過權威CA認證，全程留痕，可以通過系統追溯每壹次使用。有效改善因使用傳統實物印章和賬冊記錄造成的管理漏洞；
2.其次，數字簽名技術具有簽名身份可識別、簽名內容不可篡改的特點。而且可以在線實時鑒定真偽，解決了實物印章真偽鑒定滯後(糾紛產生後在界定權責時鑒定顯然起不到任何防範風險的作用)和鑒定流程復雜(當事人需要攜帶糾紛文書到專業機構進行鑒定，如第三公安所)等問題。
二、如何管理解決了“如何使用”的問題之後，我們再來學習“如何管理”。管理環節應分為“管理章”和“管理文件”。
1.壹方面，印章管理員的職業道德關系到企業印章的使用安全；另壹方面，在集團企業中。集團總部管理分支機構印章也很重要，這樣權限可以自由收放，管理起來不死板。
2.印章雖然重要，但印章後的檔案歸檔管理也是企業需要重視的。
針對印章管理和合同管理的問題，我們提供了壹個完整的管控方案。
1，通過電子印章技術實現物理印章的統壹采集和集中控制；分支機構在線提交印章試用申請，總部在線授權使用印章，解決跨區域、跨層級、多人協作問題；
2.電子歸檔方案解決了文件封存後的歸檔管理問題。在線歸檔、智能檢索、分類管理、權限可控，保證了文件信息的安全，避免了蓋章文件占用空間、被盜、丟失或損壞等隱患。