在日常的檔案管理過程中，最常見的就是移動密集櫃。密集櫃的使用可以根據倉庫的特點合理安排，空間得到高度利用。多節多聯放置在固定軌道上形成壹個整體，通過手動或機械移動立柱來存取文件。與多年前的舊書架、檔案架相比，存儲容量大，節省空間，操作簡單，檔案管理存取方便。
密集櫃的收納還是有壹定“門檻”的。第壹，密集櫃因為重量大，對檔案室的地板承載力要求高。壹般要求達到1平方米，承重1噸以上，而普通寫字樓的承重只有500公斤左右。如果采用密集櫃，就要對地板進行整體加固。這筆支出對於普通單位來說是壹筆不小的開支，再加上密密麻麻的櫃子本身。
另外，進入密櫃也不安全。壹些使用密集櫃的單位，不幸被老鼠啃咬、蟲蛀、受潮，對於需要保存15年、30年的檔案，存在很大的安全隱患。檔案作為壹種不可再生的資源，在企事業單位的發展中發揮著非常重要的作用。如果檔案損毀嚴重，會對單位的穩定發展產生負面影響。那麽，在檔案資料的管理中，有什麽新的、科學的、現代化的方法和手段來保護檔案實體和信息的安全呢？
箱式和移動式密集櫃不僅存儲形式不同，還體現在檔案材料的完整性和安全性上。他們把檔案資料整齊地放在收納箱裏，經過全密封處理後存放在箱式貨架上。存放前，對存放的紙質檔案進行超氧消毒，調節濕度，大大改善了紙質檔案保存的物理環境。全年控制檔案存放空間的溫度和濕度，以滿足檔案專業存放的“十防”設計要求:防火、防盜、防潮、防黴、防水、防蟲、防鼠、防光、防塵、防汙染，最大限度地提高檔案原始資料的使用壽命。
總的來說，移動密集櫃和箱式存儲各有優勢。可以根據自己的文件存儲需求和預算做出相應的選擇。比如妳還是可以用密集櫃，把檔案資料放在身邊。此外，對於存放時間較長、很少查閱或者接近銷毀期限的檔案，可以選擇有專業資質、管理經驗豐富的檔案服務外包公司進行分箱保管。這樣既能滿足妳隨時閱讀的需求，又能保證妳需要長期保存的檔案資料的完整性和安全性。同時也能為貴公司釋放出大量的辦公空間，節省地板加固成本和密集櫃的購置成本，在全面提升檔案管理效率的同時為貴公司降本增效。所以，結合兩種存儲方式的優點，妳壹定會選擇最明智有效的存儲方式。