知識管理系統重視員工能隨時隨地進行知識獲取和積累，在只是管理系統中每個人都是利益者和制作者，知識管理系統中知識信息可以重復利用。
1、知識管理系統重視的是讓專業知識工作人員能夠根據互聯網隨時地區便獲得自身所必須的各式各樣信息內容。因而，信息內容的檢索是知識管理系統的十分必需的作用。這壹點是傳統式辦公系統系統軟件所辦不成的。
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2、在知識管理系統中，每個人即是信息內容的既得利益者，也是信息內容的制作者，因而，知識管理系統包含全方位的信息資源管理，包含：信息內容的公布，信息的分類，信息內容的收集，信息內容的檢索，信息內容的生產加工；而傳統式辦公系統系統軟件只包含壹部分的信息資源管理。
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3、知識管理系統信息內容的再生產加工：根據大數據中心創建的健全的數據倉庫，知識管理系統對數據信息開展多方面的發掘、數據分析，進而結構壹個管理決策適用知識管理系統。傳統式辦公系統系統軟件不具有此作用。