第壹，“電子公文”的標準化挑戰大高校辦學過程的個性化。壹般來說，第壹件事是起草壹份文件。紙質文檔的草稿和電子文檔的草稿大致相同。兩者都由承辦人起草，由部門負責人審核。他們都想了解上級的意圖，在起草文件之前收集信息。不同的是，壹個是寫在紙上的，壹個是電腦直接操作的。紙質公文由承辦人直接在紙上表述，而電子公文由承辦人在電腦上打印，不僅節省了秘書收集資料的大量時間，而且可以在電腦上完成起草、審核、簽發、打印、歸檔等壹系列工作環節。壹般來說，電子文檔的審核比紙質文檔簡單。紙質公文要提交領導審批，領導外出開會時往往不能及時提交。對於電子公文，秘書可以直接通過專網將稿件發送到領導郵箱，只要上網，領導就可以直接審批。運行在線文檔的要求更加規範，盡可能優化操作環節，提高操作效率。值得壹提的是電子公文的標準化。按照《國家行政機關格式》標準，可以在電子公文處理系統中自動生成行政機關各種文字的格式，按照標準化程序自動排列主送、抄送單位。與傳統的辦文手段相比，要求我們處理公文更加規範化、標準化、科學化。
二是“電子公文”的整合對各單位的檔案工作提出了挑戰。文檔壹體化是電子公文的特點。電子文件傳輸實際上就是在壹個特殊的通信平臺上安全地發送和接收加密的電子郵件。電子公文傳輸可以實現壹點對多點的收發功能，簡化繁雜的工作環節和程序，促進公文的有效快速傳輸。這不僅是傳統發文方式的改變，也是辦公方式的改變。目前，電子文件的傳輸管理通常需要接收單位在接收後通過彩色打印機打印成紙質文件，然後進入運行文件的流程。實際上，傳輸的電子公文應直接進入本單位的電子公文運行管理系統，實現公文要素的轉換，同時實現公文的整合。電子公文處理完畢後，應當將公文的基本信息直接轉換到檔案管理系統。電子文件的歸檔管理可分為兩個階段。第壹階段是紙質文檔和電子文檔雙歸檔。這種方法，電子文檔采用離線存儲載體備份，紙質和磁盤雙備份，分別歸檔管理，但要保持聯系。這樣就可以用紙質文件來固定電子文件的內容，解決了電子文件屬於修改的問題，保證了電子文件的法律效力。第二階段是逐步實現文檔集成。該辦法將檔案管理提前介入電子文件的運行管理，將電子文件與電子檔案管理統壹起來，有利於對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔和歸檔後的保管利用進行全過程管理，從而保證電子文件的真實性、完整性和有效性。
第三，“電子公文”的* * *享受，挑戰了使用公文的權威。公文資源的享用性和保密性永遠是壹對矛盾。要解決這個問題，必須加強安全保密。電子公文可以同時滿足多個用戶的要求，但公文的* * *享受不是無限制的，只能提供給經過批準的人員使用。在電子公文處理系統中，應建立安全可靠的加密機制和分級權限控制，對所有登錄人員的工作時間、操作流程、草稿和修改內容進行全程跟蹤登記。此外，無論任何公文數據，系統都必須保證其安全性，防止因意外故障或人為損壞硬件而造成數據丟失。為了保證數據安全，做好數據備份也是非常重要的。只有保密要求是永恒的，才能保證公文資源的享用。
面對上述挑戰，我們必須努力尋求積極的對策:
首先，要增強緊迫感，加快培養復合型人才。現在，各級黨政部門、大小企業、公司都配備了電腦，可以在上面辦公。對於每壹個從事文獻工作的人來說，在這個網絡時代，我們應該以強烈的緊迫感不斷學習和掌握新的知識和技能。這樣才能控制好它，不被它淘汰。長期以來，有人認為文件處理的計算機化就是辦公室文字處理的計算機化。我們應該從根本上改變這種觀念。我們應該勇敢地面對挑戰，接受挑戰。我們應該跟上社會的進步，改進我們秘書人員的職責。要想成為新時代的復合型人才，必須精通電子公文處理，熟悉公文處理業務，快速掌握現代信息技術。
其次，要提高科學性，盡快制定統壹標準。以往與公文相關的國家標準或辦法主要有《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》，多為紙質公文制定。雖然也考慮了電子文檔，但是這方面的規範還是很簡單粗略，不能滿足電子文檔處理的需要。應盡快提出新的標準和方法，統壹國家標準。此外，人們對電子公文的開發利用還缺乏正確的認識，重硬件、軟件、重建設、重應用、重網絡、重信息的現象依然存在。長期以來，各級黨政信息部門大量建設資金投入到硬件建設中，而應用部門缺乏信息采集、更新和深加工的專項資金和技術。相關部門要多和技術人員溝通，加強協調，開發更多社會需要的系統軟件。
最後，要實現法制化，切實提供法律保障。電子公文處理是壹個相對復雜的系統，其復雜性體現在兩個方面:壹是公文系統是壹個縱橫交錯的綜合結構體系。從縱向看，公文系統是多級組織使用的；從橫向來看，公文系統是同級很多職能部門共同使用的。不同組織層級的公文系統具有不同的特點，不同組織層級的公文處理流程差異較大，受多種因素影響復雜多樣。因為這種特殊性，我們在收發文件時，需要設置壹定的權限，比如電子簽名、電子簽名或者電子指紋，確認後才能打開文件。同時，我國的電子文件不具備與紙質文件同等的法律效力，這是目前亟待解決的問題。目前，法律地位的不確定性給電子公文的開發和使用帶來了諸多麻煩，從而阻斷了電子公文的發展方向。通過解決這壹問題，電子公文無論在權威性還是公信力上都具有很強的法律效力，得到法律的認可。還有壹種電子文件的特殊認證，就是電子印章。對於紙質公文來說，印章是公文效力的重要標誌，而電子公文也是通過印章來確認公文的效力。電子印章由特殊軟件生成，需要更昂貴的彩色激光打印機。以前電子印章和紙質公文用的印章不完全壹樣。經過技術人員的改造，這壹問題得到了解決，前景喜人。