2.管理職責
2.1設備檔案在公司資產管理中起著至關重要的作用，負責其管理的主要部門是公司設備動力部。要做的主要工作是:組織數據源；收集和記錄工作；數據處理和分析；數據使用過程的備案審批和管理。
2.2設備檔案統壹存放在公司檔案室。除了設備動力部門可以保留壹些常用的設備資料(主要是復印件)，所有需要資料的部門都要向檔案室借閱。公司檔案室管理員應嚴格按照公司制定的檔案管理規定，加強設備檔案的管理，包括資料借閱和審批程序。
3.主題的解釋和說明
3.1相關設備資料是指在設備規劃、設計、制造(采購)、安裝、使用、維修改造、更新報廢全過程中形成的圖紙、圖表、文字說明、計算數據、照片、錄像、錄音帶等科技文件，應歸檔保存。設備管理部負責對全公司的生產設備逐壹建立設備資料冊和設備信息。
3.2設備檔案應包括以下內容:
3.2.1制造商的技術檢驗文件、證書、技術規範和裝箱單。
3.2.2設備安裝驗收的交接。
3.2.3設備附件和工具清單。
3.2.4大中型設備修理的施工記錄、竣工驗收清單和修理檢查記錄。
3.2.5準確性檢查和檢驗記錄。
3.2.6設備改造和更新技術。
3.2.7設備缺陷記錄和事故報告(原因分析結果)。
3.2.8設備技術狀況鑒定表。
3.2.9安裝基礎圖和土建圖。
3.2.10設備結構及易損件和主要附件圖紙。
3.2.11設備操作規程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護項目等。).
3.2.12設備維修規程(包括:維修周期、工期、項目、質量標準、驗收規範等。).
3.2.13其他信息
3.3設備檔案管理的範圍包括相關圖紙和規範、技術文件、設備制造圖紙、備件圖冊、設備組合、設備改造圖紙、修理工具圖冊、原設備維護和使用等。
4.設備檔案的收集
4.1設備管理部負責收集圖紙和資料，並完成通用設計標準、檢驗標準、設備說明書、各類設備制造圖紙、裝配圖紙和重要易損件圖紙。
4.2新設備進入公司時，開箱時應通知資料員及相關人員收集隨附的圖紙和資料。如果是進口設備，應提交主管生產(設備)的領導組織翻譯。新設備安裝前必須復印隨機使用說明書上的電氣圖，以指導安裝施工，原始圖應分類妥善保管。
4.3設備大修和維護保養時，設備管理部應組織車間技術人員和有關人員對設備的易損件和傳動部件進行測繪，並經校對後，將測繪圖紙匯總成冊歸檔管理。
4.4隨機圖紙、外購圖紙、測繪圖紙由設備管理部審核校對。如果發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，並在圖紙上修改。設備管理部將整理公司設備的常用圖紙，如裝配圖、傳動系統圖、電氣原理圖、潤滑系統圖等。，在生產車間進行跟蹤和幹燥維護，未經批準不得將原始圖紙外借或帶出資料室。
5.設備檔案的整理資料室保管的所有藍圖，必須由資料員整理、編號、裝訂(指藍圖)，張貼後上架保管。
5.1繪圖員資料室後，必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、零件總圖、零件圖號的順序排列成套，並填寫圖紙目錄和清單，詳細記錄實際張數。圖紙必須符合國家制圖標準，有設計人、校對人、審核人的姓名和圖號及簽字。
5.2底圖的保存
5.2.1所有底圖應按設備類別進行清點、編號和核算，以確保烘幹和歸還的準確性。
5.2.2底圖的修改應由設備管理部相關負責人簽字(蓋章)批準，並註明修改日期。
5.2.3底圖作廢或銷毀時，資料員應提交設備管理部組織技術人員分別進行核實，確定無保存價值時，應開列清單，經設備管理部負責人批準後方可銷毀。
5.3輸變電設備技術檔案的保存5.3.1輸變電設備技術檔案參考蒸汽管道、壓縮空氣管道、乙炔管道、氧氣管道、高低壓電力電纜、架空電力線路、電話電纜的平面附屬布置圖。
5.3.2設備管理部組織相關技術人員根據各種電纜、管道的實際附著方向，對輸變電設備檔案進行測繪，並將底圖提交公司資料室進行保密資料保管。5.3.3檔案必須與實物或實際情況相符。根據公司管線布局的變化，檔案必須做相應的變更，修改後歸檔。
6.設備檔案管理的具體要求
6.1技術文件應完整、齊全、準確。
6.2檢查(檢驗)、維修、驗收記錄等資料由設備動力科人員分類整理後交資料員集中統壹管理。
6.3所有圖紙應統壹編號。
6.4圖紙上的所有技術要求應標註完整，圖紙應清晰。
6.5同壹型號的設備，由於生產廠家和出廠年份不同，零件尺寸可能有所不同，應與實物核對，並在圖紙索引中註明。
6.6設備修改或改造後，應及時修改圖紙。
6.7圖紙的修改應在底圖上註明，並在修改索引上標出。
6.8原制造商的所有圖紙應遵循原制造商的編號。
6.9定制設備、老化設備和無廠家設備的圖紙編號應按以下方法進行，即第壹段為設備型號，第二段為零件號，第三段為零件號，各段之間用短橫線連接。每個部件的零件號從001開始，這樣寫的工整，查的清楚。
6.10嚴禁拆卸圖集中的圖紙進行加工和外協。
7.借閱圖紙資料管理規定
7.1資料管理員應認真填寫姓名、圖號、張數、借閱時間、借閱期限等。根據圖紙資料借閱登記表。7.2借款人應在《圖紙資料借閱登記表》的簽名欄簽名。
7.3絕密級文件資料的借閱，由資料管理員報設備管理部門負責人批準後方可借閱。
7.4資料借閱時間規定為10天，資料管理員應在借閱期滿後收集資料。需要繼續借款的，應當辦理緩貸手續。如果貸款不還或丟失，設備管理部將根據他們的損失進行估價賠償。
7.5不為本公司服務的外單位人員不得借閱公司設備檔案。為我公司服務的人員經設備部允許可在資料室查閱相關檔案，但不得將檔案帶出資料室。其他單位人員因工作需要需將檔案帶出資料室，需經公司領導批準。
7.6無備件的原始圖紙或技術檔案不得外借，只能在資料室查閱。
7.7本單位人員調離本單位或辦理離職或退休手續前，未歸還借閱設備檔案者，必須辦理歸還資料室手續。否則，辦公室不予辦理調動或退休手續。