2.分類:根據文獻的來源、時間、主題、內容和字母順序，分為若幹層次和類別。密級分為類別、部門、密級和保密程度。
2.1可分為:質量文件:a；技術文件:b；制度/法規:c；參考資料:
d；文件:e；合同:f。
2.2部門拼音縮寫:
采購部:CG；生產技術部:SJ；倉庫部門:cc；品控部:PG；R&D部:YF；LED事業部:ne；產品部:CP；項目部:XM；客戶服務部:KF；燈桿廠:DG；面廠:BM；庭院燈廠:ty；組裝工廠:ZP；銷售部:xs；營銷辦公室:YX；設備維修部:SB；金融:CW；總辦事處:ZH；華體安裝公司:az；昆明辦事處:km；重慶辦事處:CQ；陜西辦事處:SX；廣西辦事處:GX；貴陽辦事處:gy；
2.3密級用y表示，非密級用n表示。
2.4安全等級:絕密:as；機密:cs；秘密:PS；無:OP
2.5編碼原則:代碼* * *為十二位數字，由□(文件類別)□□□(部門前兩位的首字母)□(密級)□□□(年份)□□□(序號)組成。比如2010，辦公廳某系統的代碼是:SZHNOP100001。
3.歸檔前，將資料分類，放入待辦文件。
4.案卷的整理:將案卷分為永久、長期、短期三類，將案卷中的案卷與正文、文稿、附件請求、答復等放在壹起，編制案卷目錄和案卷目錄。
5.整理文件，使厚度合適，控制在25px到50px之間。如果料子太窄，就要加墊；如果材料太寬，要折疊整齊；字跡難以辨認的，應當附復印件；在每個文件中正確書寫標題。
6.整理公司所有文件資料系統，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按壹定順序整理存放。
7.每年清理壹次文件，去除不必要的材料；修復和復制損壞和褪色的材料。
8.統計文件的收發、檔案數量及其利用情況，並定期向主管部門報告。各部門文件管理員應定期(每月兩次，分別在月初和月中)向文控專員提交相關資料。
9.公司文件的保管期限可分為永久、長期和短期三種。如果在兩個儲存期之間，儲存期應較長。根據有關規定，對超過保存期限的文件和資料進行標識和銷毀。
10.公司應采取嚴格的管理措施，防止文件泄密。