壹、檔案的重要性檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。京滬辦檔案儲存了從建設期到運營期的文件、科技、會計、照片、聲像等檔案，為京滬未來發展和領導決策提供了依據。檔案工作者應該認識到當前檔案工作的重要性，有效地收集、管理和利用檔案工作，為保持北京和上海的真實歷史風貌和未來發展做出新的更大的貢獻。二、檔案的收集為了保證檔案材料的完整和及時有效地提供，這就要求我們做好檔案材料的收集工作。檔案的完整收集需要各部門(單位)的密切配合和支持。各科室(單位)應指定壹名檔案員負責本科室文件資料的收集。壹方面，要根據檔案管理規定，特別註意上級通信的流轉和歸檔，定期檢查文件材料，確保材料完整；另壹方面，要做好本單位活動形成的文件材料的收集工作，確保文件材料的作用得到充分發揮。檔案工作者不僅要做好檔案的收集工作，還要統壹收發。所有通信文件應由檔案員統壹拆封、登記和管理，以防止文件和資料的丟失。除了領導的重視和各部門的配合，更重要的是檔案工作者要主動作為，做好檔案收集工作。
科學規範的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。很多人在認識上存在壹個誤區，認為檔案管理可有可無，對其重要性認識不足。事實上，檔案管理對中國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。做好檔案管理工作，必須立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒檔案管理的優秀研究成果，不斷適應檔案管理的新形勢，逐步完善檔案管理，培養檔案管理人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理人員的積極性。使檔案管理工作走上科學化、規範化、法制化的道路。
壹、做好檔案管理工作的意義
為什麽要做好檔案管理？這個問題是擺在每個檔案管理人員面前必須解決的。本文認為:
做好檔案管理是企業健康發展的需要。檔案管理是企業管理的壹部分，是提高企業工作質量和效率的必要條件，是保持歷史真實面貌的重要工作。科學規範的管理檔案是衡量壹個企業業績和管理水平的重要尺度。企業檔案記錄了本企業發展歷史上的突出成就，為研究本企業的經營業績和科學發展提供了第壹手資料，是科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。檔案管理做得好，壹方面為高層管理者及時了解企業整體經營情況提供準確依據，及時調整經營策略，為經營決策提供支持依據；另壹方面，有利於社會各界準確認定企業經營成果，為企業與相關方的有益合作打下堅實基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇於探索和嘗試新的檔案管理方式，全面真實地反映企業的整體發展和經營成果。檔案管理成果與企業管理的有機結合，決定了企業資源配置的定位和方式，決定了企業的業務布局和未來發展，對實現企業的經營戰略和不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作，對於促進經濟社會的全面發展，不斷增強企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
二是檔案管理邊緣化的風險
隨著計算機技術的飛速發展，文件管理的重要性被進壹步削弱。很多人對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理可有可無。此外，壹些企業的檔案管理人員本身對檔案管理的重視程度不高，在檔案管理方面缺乏高度的責任感、良好的職業道德、細致的工作態度和奉獻精神，沒有積累紮實的檔案管理理論知識和科技知識，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和現實意義。工作中存在失位現象，責任心不強，對檔案管理的重要性宣傳不夠，檔案管理無用論在本部門蔓延到整個企業。不利於形成企業管理層關心和重視檔案管理的氛圍，整個企業的檔案意識進壹步弱化。因此，檔案管理在新舊管理方式更替的歷史進程中遇到了新的障礙，在整個企業發展過程中面臨邊緣化的危險。
三、堅持依法辦事是做好檔案管理工作的必由之路。
3.1以法律為依據，做好建章立制工作。
法制化是做好檔案管理工作的基礎。做好檔案管理工作，必須以依法治檔為基礎，實現檔案管理的制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方式要不斷改革。只有與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理的新局面。因此，不斷變化的形勢對檔案工作者在業務知識、科學知識、管理操作能力等方面提出了新的更高的要求。檔案事業的發展必須堅持依法治檔之路。檔案管理只有制度化，才能發揮應有的作用。為了加強檔案的管理、收集和整理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生。經過20多年的發展，它為我國檔案管理的健康發展奠定了堅實的基礎。但新形勢對檔案管理提出了更高的要求，要求各地充分利用地方立法權限，建立壹套具有地方特色的檔案法規，使檔案管理與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門要建立健全檔案管理的規章制度，做到各項制度有人管、各項制度有效。只有這樣，檔案管理才能因地制宜，靈活有效。
3.2實現檔案管理與現代技術的有機結合。
隨著計算機網絡技術的進壹步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰。本文認為，只有正視這壹挑戰，實現檔案管理與現代技術的有機結合，檔案管理才能走上良性發展的軌道。檔案管理是壹項專業性很強的工作，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理人員應有的服務意識，還要掌握現代化的管理技能。檔案富含指示和信息，成為豐富的信息資源。然而，檔案的整理是繁瑣、重復和勞動密集型的。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以事半功倍。在高科技的情況下，檔案管理可以按檔案形成的先後順序打印，既減少了檔案歸檔中人為因素的影響，又充分發揮了計算機的管理優勢，減少了人工操作，提高了工作效率。在檔案管理中，要註意檔案信息的組織和系統化，然後在輸入搜索詞時點擊搜索範圍。檢索到的文件與事件密切相關，準確無誤，不浪費時間。只有這樣，豐富的圖書館資源才能得到充分利用。但現代科技的壹大弊端是，計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了確保安全，有必要制定嚴格電子文件安全管理制度，完善電子文件流通跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，根據信息安全、人員職責、設備管理等因素合理劃分電子文件管理系統的操作權限，精心設計工作模式和軟件功能。同時結合電子簽名、密碼管理、活體指紋識別等新技術，提高身份識別的準確性。其中，最常用的密碼方式要嚴格管理。建立壹個自動啟動的電子文件操作日誌，用於將來的安全檢查或真實性鑒定。
3.3檔案管理的根本目的在於檔案的利用。
檔案的合理有效利用是經濟社會又好又快發展的壹項基礎性工作。對於把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理的根本目的是充分發揮檔案的作用，為建設小康社會的目標服務。檔案的利用是實現檔案價值的直接手段，檔案的開發利用是檔案管理價值的重要體現，檔案已成為全社會不可或缺的重要信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。加強檔案基礎管理十分必要。檔案工作者不僅要在檔案的收集、整理、鑒定和保管方面下功夫，而且要以檔案的編目、檢索和編研為重點，編制更適合的檢索工具，建立健全檔案及其他參考資料的檢索系統和編研，及時、系統、完整地提供，以滿足檔案利用的需要。在此基礎上，加強檔案保管，隨時為用戶提供急需的檔案。重要和珍貴的文件應提供縮微或復制副本，以取代原始文件使用。同時，加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案的破壞。在管好檔案的基礎上，檔案管理還應適應社會需求的變化，尋求更加有效的新的服務方式，以提高檔案利用的質量和水平，變“死”檔案為“活”檔案，充分發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時促進檔案事業的發展。因此，只有做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步和經濟的又好又快發展提供優質高效的檔案服務。
綜上所述，科學規範的檔案管理只能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。科學規範的檔案管理可以不斷提高壹個企業的管理水平，做好檔案的開發利用工作，不僅實現檔案管理的自身價值，也為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇與挑戰並存，機遇大於挑戰。只要我們抓住機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國獨特的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，就壹定能實現檔案管理的規範化、科學化和法制化。
檔案工作創新需要解決的主要問題
首先要在觀念上有所創新。任何工作上的飛躍和創新，都必須以壹個全新的、創造性的理念為先導。我們要充分認識到，創新是檔案工作發展的動力，創新是檔案工作的應有之義。檔案工作的建立、發展和壯大離不開創新。然而，在現實工作中，創新檔案工作面臨著許多思想障礙和刻板印象。有的片面強調原則，習慣按既定規則辦事。思想吃虧，工作膽怯，改革怕麻煩，創新怕冒險；有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，盲目照搬過去的經驗和做法，不加消化。這些，本質上都是思維僵化、觀念陳舊的表現，導致工作中墨守成規，按部就班，想不出新點子，邁不出步子。最終人心惶惶，天下事，落後於形勢，打不開局面。
其次，要創新宏觀管理。宏觀管理包括檔案工作的方針、政策、法律、法規和發展方向，檔案工作的宏觀決策和人員素質的培養。宏觀管理創新，壹是由近及遠的創新，即在未來發展需要的基礎上設定短期發展目標。二是實現從小到大的創新，即擺脫檔案工作純粹是檔案部門業務的誤區，把檔案工作定位在全社會各項事業的必要基礎上。三是由淺入深的創新，即檔案不僅要保管好，還要利用好。以檔案開發利用工作為重點，全方位做好面向社會的深度服務。四是由低到高的創新，重點是現代化管理水平高，檔案人員素質好。五是實現從單壹到全方位的創新，即改變過去單純面向事業單位的現象，逐步服務於全社會。改變過去主要管理和利用文獻檔案的現象，逐步實現各種信息資源的保存、開發和利用，特別是加強科技檔案、專業檔案和特色檔案的收集、保存和開發利用。
第三，要創新微觀管理。微觀管理主要包括壹個單位或壹個方面的檔案管理。檔案的微觀管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和開發利用。基礎工作是為工作的運用創造物質基礎和工作條件，工作的運用是直接為社會服務。即服務於機關工作、生產建設工作、科技工作、各項社會事業和人民群眾，這是我們檔案工作的根本目的和宗旨。
第四，要創新服務理念。檔案工作服務是檔案工作生存和發展的基本要素。就檔案服務而言，壹是要真正樹立市場經濟尤其是知識經濟的意識。要采取積極有效的措施擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。二是充分認識檔案的利用價值。不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業檔案和特色檔案的收集，提供給用戶，為現實服務。三是重視和加強對用戶的研究。既研究當前用戶，又研究潛在用戶，既研究用戶的當前需求，又研究用戶的潛在需求，以最大限度地消除用戶利用檔案的障礙，以用戶的需求和潛在需求加強檔案服務的創新。
五要創新服務內容和範圍。隨著檔案工作的發展，檔案服務的範圍和內容不斷擴大，從編纂史籍到歷史研究，從證明年代和身份到辦理經濟合同，作用越來越大，適用範圍越來越廣。在檔案服務的範圍和內容上，尤其需要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和時效性。第壹，圍繞黨和政府的中心工作，面向各級。
領導決策服務，為改革開放和現代化建設服務，為廣大人民群眾服務的要求，結合征集的內容積極進行深層次加工，主動服務於社會各方面。二是結合黨和政府的中心工作，為有關部門和社會各界提供有針對性的文獻信息服務。第三，依托現代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務的時效性。。
六是創新服務機制。只有不斷創新檔案工作服務機制，檔案工作才能充滿活力，檔案部門的服務水平才能隨著形勢任務的變化發展而不斷提高。當前，檔案服務機制的創新和改革應著眼於領導決策，為經濟建設和各部門工作服務，為各行各業和人民群眾服務。主要方面是開展對現有可公開文件的利用，主要途徑是加強社會基層組織建設。通過服務機制的不斷創新和改革，檔案工作的服務實現了從被動到主動、從單壹服務到全方位服務、從壹般服務到深層次服務的轉變。凡是經濟建設和社會事業真正發展起來的地方，檔案工作都要為經濟社會的全面發展和進步服務，做出應有的貢獻。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保存條件逐步改善，利用範圍越來越廣。我們的服務方式也要隨著形勢的變化不斷創新。到社會上宣傳檔案意識和檔案工作，變“看攤、等客上門”等被動服務為“請客上門”等主動服務。辦出特色，註重實效，使檔案服務真正走進社會，走近群眾。
三、創新檔案工作的主要措施
創新檔案工作是應對時代變化、開創檔案工作新局面的必由之路和必然選擇。* *市檔案工作要實現創新，我個人認為應該做好以下幾項工作:
(壹)註重調查研究，創新工作思路。
調查研究是求實之本，成事之道，是檔案部門領導應具備的基本功。創新檔案工作，要大力開展調查研究，研究思路，研究對策，研究成果。通過調查開闊視野，掌握事實，通過調查形成科學認識，在實踐中大膽試驗，形成創新成果，達到加強和促進檔案工作發展的目的。
(二)把握規範，創新工作機制。
創新檔案工作，必須有健全完善的工作機制和工作保障。創新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法規制度建設，確保有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究。推進檔案工作制度化、程序化、規範化。要形成系統完整的工作程序來指導和規範檔案工作，完善崗位責任制，嚴守崗位紀律，真正形成壹套職責明確、程序嚴謹、執行有力、運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的順利完成提供堅實保障。
(三)抓服務，創新服務意識。
增強服務意識，檔案工作才會有市場，收藏工作要從“等待收藏”向“主動收藏”轉變，比如“壹案壹案”形成制度，同時要從基層檔案做起，變壹家的積極性為千家萬戶的積極性。整理工作要由過去的“先收集”轉變為“邊收集邊整理”，把重點放在基層檔案上，使歸檔工作從源頭抓起。接入利用工作要變過去的“等客戶上門”為“主動送信息上門”。開發利用工作要從過去檔案部門利用收集到的檔案材料搞編纂研究，轉變為組織社會力量搞協作戰，轉變為開發利用社會檔案資源，轉變為利用網上信息，轉變為研究市場經濟新課題，從閉門服務轉變為開門服務、上門服務、網上服務，從根本上提高檔案信息的利用效率。
(四)把握特點，創新館(室)檔案結構。
客觀來說，各部門、各單位的工作和業務差別很大，形成的檔案各有特點。應該可以建立壹個獨特的文件結構系統。就目前情況看，要豐富檔案內容，應加強專門檔案、專業檔案和“聲像檔案”、“電子檔案”等不同載體的檔案建設。檔案部門的業務指導必須分類進行。根據不同層次、不同行業的特點，突出不同的側重點，形成與各自工作特點相對應的檔案結構體系。
(五)抓團隊建設，知識技能創新。
檔案工作作為信息產業的組成部分，迫切需要高素質的人才。就目前情況來看，檔案部門在引進人才方面並不強。還必須走“自我提高、自我發展”的道路，通過各種培訓和討論活動，采取“請進來”和“走出去”的方法，開闊視野，更新知識，提高技能，盡快培養壹支高素質的檔案幹部隊伍，以適應新形勢的需要。
(六)抓典型，在整體工作中有所創新。
通過樹立各方面的榜樣，促進檔案工作的全面發展，推動整體工作更上壹層樓。要全面樹立各條戰線、各層次的典型，采取支持、幫助、引導的方式，總結典型經驗，不斷培育新的典型，及時解決典型中存在的問題和困難，努力建設檔案工作先進集體，以典型帶動整體工作。