雖然拍照在人們的普遍認識中是壹件很簡單的事情，但是拍照有很多講究和禁忌。對於接待人員來說，要處理好合影的問題，通常需要註意以下四個關鍵問題:
壹、合影準備
既然合影意義重大，那麽負責處理此事的接待人員就應該在正式進行之前做好認真的準備，切不可掉以輕心。在準備中，我們必須特別註意以下四個細節:
(壹)主人陪客人。
所謂主客方便，就是在拍照之前，接待人員所在的主辦方要先征求客人的意見，客人同意了才可以拍照。如果是正式的會見或會見，最好在請柬上註明拍照等事項，以便客人提前做好著裝準備。如果客人不想拍照，可以勸說，熱情邀請；但如果客人以各種理由堅持不拍照，禮貌的做法是以客人的意見為主，不強求他人。比如，由於宗教或其他原因，壹些外國人往往害怕拍照，所以往往對拍照有抵觸情緒。接待人員應該尊重外國客人所在國家的文化和習俗。
(2)場所布局
在拍照活動中，拍照地點的選擇和布置是壹個非常重要的環節。可以體現主辦方對本次活動的重視。如果合影地點很隨意或者很簡單，那麽見面或者見面的級別就會相應降低。應該說，越正式的合影，越應該提前選好場地，精心布置。即興創作往往是不合適的。
選對地方。在選址方面，分為室內和室外兩種情況。在室內拍照時，要註意場地的大小和光線的亮度。在戶外拍照的時候，要重點關註天氣和場所數量。特別需要註意的是，如果有風、多雲或者非常冷、熱，就不適宜在室外拍照。如果因為對天氣不確定而難以提前做決定，最好的辦法是提前做好兩個準備，然後根據現場情況臨時決定，以防混亂。
2.考慮背景的布局。比如要不要掛橫幅，橫幅怎麽寫，橫幅要不要註意，這些都是要提前安排好的問題。同時，如果拍照的人很多，還要考慮拍照時客人使用的座位的擺放。必要時還可以租壹個專門用來拍照的背景架。
(3)準備設備
拍攝照片所需的所有設備，如相機、手電筒、三腳架、膠卷以及根據合影大小選擇的相應鏡頭等，都要提前準備好，做好充分準備，以防猝不及防的短缺，影響合影的效果。在正規的拍照活動中，最好邀請專業攝影師，使用專業攝影器材進行拍攝，因為只有這樣才能保證拍照效果。同時，在拍照活動中，同壹場景最好多拍幾張照片，以防萬壹，不能用“傻瓜機”拍照。
(4)確定時間
正式的合影，必要時要告知所有參與者具體時間，讓大家有所準備。另外，要求每個人遵守時間，準時到場。同時，在拍照活動中要抓緊時間，講究效率。盡快組織參與拍照的人員擺好位置，開始拍照。拍照活動最忌諱的就是沒有組織或者組織不好，讓大家拖著，把拍照當成聊天，趕舊免費的活動。這樣不僅會耽誤大家的時間，還會顯得主辦方缺乏組織能力，讓接待人員在專業表現上“失分”。
二、合影排名
合影的時候，有時候需要安排具體的排名，有時候不需要。不過，在正式場合拍的照片壹般都要排名。非正式場合拍的合影，可以排名，也可以不排名。
如果需要在合影中安排參與者的具體排名，首先要考慮是否方便拍攝。同時也要註意以下七點:場地的大小；人數；背景的顯示；光的強度；合影中參與者的具體身份、高矮胖瘦；方便不方便。
壹般情況下，拍正式照的總人數應該是少於多。合影時，所有參與者壹般都要站著。必要時，前排的人可以入座，後排的人可以有步驟地站在後面。但要求合影的參與者以蹲姿參與拍攝，通常是不合適的。此外，如有必要，可以提前在拍照現場設置壹個易於識別的姓名標簽，以便與會者準確就位。
在安排團體照的具體排名時，關鍵是要知道內外的區別，註意以下幾點:
(壹)了解國內合影排名習慣
在中國，合影的排序壹般講究“上先”、“中先”、“左先”。具體來說，它有“單人數”和“雙人數”的區別。合影時，國內習慣做法通常是東道主人員占右，嘉賓人員占左，即“以左為尊”。
(二)堅持涉外合影的排位做法。
在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，註意“尊右”，即讓主人居中，賓主在右，其他兩邊依次排隊。簡而言之，就是講究“以權為上”。
三、照片表現
在正式場合拍照是壹件很嚴肅的事情，各方人士都要認真對待。說到個人表現，主要關註三個方面:正裝、整潔的外表、自然的表情。
(1)穿著正式
在拍照場合，拍照參與者的著裝要求是正統、端莊、規範的。壹般來說，照片拍攝場合參與者最標準的服裝主要是深色西裝、裙子或制服。具體來說，男士著裝要正式、幹凈、文明、整潔，女士著裝要努力做到優雅、莊重、嚴肅。通常男性可以穿同色同質的中山裝、西裝或民族服裝。女性可以穿各種西裝或長裙等。，努力從衣服上表現出自己的修養和氣度。在正式的拍攝場合，壹般來說，不宜穿夾克、牛仔褲等便裝，更不宜穿短褲或背心。同時要註意鞋襪的搭配，褲腳處不要露出褲衩，或者深色鞋褲裏有淺色的襪子，更不要說“三條腿”了。壹般來說，女性選擇服裝要根據“TPO”原則和自身特點，做到天時、地利、人和，要懂得“揚長避短”，不能打扮成“花”來吸引眼球。男士要特別註意“三色原則”，防止自己的衣服出現三種以上的顏色，顯得雜亂無章。
(2)儀器整潔
整潔的外表是每個人在社交場合，尤其是拍照場合的第壹禮儀要求。因為照片形成後無法更改，所以在參加拍照活動時，個人外貌通常會備受關註。外貌作為第壹印象，會影響別人對自己的整體評價。所以拍照的人要遵循規範，參考個人條件。對儀表進行必要的修改，揚長避短，設計塑造美好的個人形象，令人賞心悅目。具體來說，要做到外形美觀，就要註意整潔，稍微修飾壹下。所謂清潔，就是註意個人衛生，日常的外表必須沒有異物和異味。所謂稍加修飾，是指對個人外貌的修整和修飾，如理發、修剪鼻毛、耳毛、指甲等。特別需要註意的是，壹般來說，人們都講究“擡頭不見低頭見”，所以拍照的人要特別註意發型的選擇和設計。另外，女性要適當化妝，但切記壹定要“清水芙蓉”，淡妝示人。
(3)自然表達
對於拍照的人來說，表情誇張，太重，或者壹點表情都沒有都不合適。拍照時的基本表情要親切、親切、友好。所謂表情親切，就是拍照的時候要盡量讓人覺得平易近人。所謂親切友好的表達，是指表達要輕松自然，能讓人對他人產生親切感，有賓至如歸的感覺，沒有距離感，平易近人。如果態度冷淡、沈重、呆板、做作甚至懷疑、敵視，永遠不會讓人感到親切。總的來說，在拍照的過程中，每個人都要有友善的眼神，真誠的微笑，自然的表情。
(4)有禮貌。
拍照的時候也要註意儀態、舉止，特別要註意“站著坐”。比如不能隨意把手插在褲兜裏。無論天氣多熱，都不能在公共場合解開扣子或脫下衣服。排隊不要標新立異，註意不要擋住別人的鏡頭。同時，如果不是患有眼疾，壹般情況下不要戴墨鏡拍照。
第四，拍照是禁忌
在拍照活動中，對於接待人員來說，除了註意上述禮儀要求外，還要特別註意防止禁忌。
(a)提供照片
合影結束後，主辦方應主動向參與合影的各方提供照片，並確保壹人可用。不能“虎頭蛇尾”，更不能“無頭”。那樣會讓合影中的人覺得自己是“道具”，很不禮貌。
(二)他使用的禁忌語
接待員應該記住，官方照片只能用作信息或作為紀念品。壹般來說，不應該用於對外活動，在沒有征得照片參與者同意的情況下，不應該隨便發表。